تتشارك صحائف Google و Microsoft Excel في العديد من الميزات المماثلة. سيجد الأشخاص الأكثر دراية بـ Excel أنه على الرغم من أن معظم الميزات متشابهة ، فإن تحديد موقعها في Google Sheets يمكن أن يصبح عقبة أثناء التعرف على البرنامج.
راجع أيضًا مقالتنا "كيفية تطبيق الصيغ على الأعمدة بالكامل في أوراق Google"
تعد القدرة على فرز بياناتك وتصفيتها ، أبجديًا أو رقميًا ، واحدة من أكثر الميزات شيوعًا في Microsoft Excel. يمكن قول الشيء نفسه بالنسبة إلى صفحات Google. ومع ذلك ، يمكن أن تكون طريقة أداء المهمة مختلفة بعض الشيء.
"أنا أكثر دراية ببرنامج Excel ولكن مديري يريدنا أن نستخدم صحائف Google الآن. تنظيم جداول البيانات جزء من الوظيفة. هل يمكنك المساعدة؟
الجزء الأكبر حول الأوراق ، تمامًا مثل Excel ، لن تضطر إلى القلق بشأن التعديلات اليدوية عندما ترغب في فرز أو تصفية بياناتك. هناك طريقة لترتيبها تلقائيًا حسب العمود باستخدام الوظائف المتوفرة في علامات التبويب أو من خلال صيغة يمكنك وضعها مباشرة في خلية.
تنظيم صفحات Google تلقائيًا أبجديًا
روابط سريعة
- تنظيم صفحات Google تلقائيًا أبجديًا
- فرز البيانات واستخدام المرشحات
- فرز البيانات
- تصفية البيانات
- استخدام المرشحات داخل جدول بيانات Google
- إنشاء طريقة عرض عامل التصفية
- صحائف جوجل: الترتيب الأبجدي على سطح المكتب
- أبجديًا فرز البيانات الخاصة بك تلقائيًا باستخدام صيغة
- صحائف جوجل: الفرز الأبجدي على الجهاز المحمول
- فرز البيانات واستخدام المرشحات
ستوضح الخطوات أدناه كيف يمكنك تنظيم بيانات ورقة Google تلقائيًا. سأركز على كيفية القيام بذلك أبجديًا ولكن يمكن أيضًا استخدام نفس المعلومات إذا كنت تفضل تنظيم البيانات رقميًا.
ومع ذلك ، قبل المضي قدمًا في تحقيق الهدف النهائي ، أود التعرف بشكل أكبر على الفرق بين الفرز والتصفية ، وكيفية استخدام أي خيار لأي موقف قد تحتاج إليه ، وكذلك الانتقال تصفية وجهات النظر.
إذا كنت قد حصلت بالفعل على فهم جيد للفرز والتصفية وترغب فقط في الوصول إلى الترتيب الأبجدي التلقائي ، فيمكنك تخطي المقالة باستمرار. بالنسبة إلى أي شخص آخر يرغب في تعلم شيء ما ، لدينا الكثير لتغطيته ، لذلك دعونا نبدأ.
فرز البيانات واستخدام المرشحات
أثناء قيامك بالتحليل والعمل ضمن Google Sheets ، سيبدأ المحتوى المتزايد في التراكم. هذا هو عندما تصبح القدرة على تنظيم المعلومات أكثر أهمية بكثير. تتيح لك صفحات Google إعادة تنظيم تلك المعلومات عن طريق فرز المرشحات وتطبيقها. يمكنك القيام بذلك أبجديًا وعدديًا ، فالأمر متروك لك. يمكنك أيضًا تطبيق مرشح لتضييق البيانات وحتى إخفاء أجزاء محددة من العرض.
فرز البيانات
لفرز البيانات:
- من متصفحك (يفضل Google Chrome) ، افتح جدول بيانات في جداول بيانات Google.
- قم بتمييز الخلية أو الخلايا التي تريد الفرز.
- يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية واحدة لتمييزها. لخلايا متعددة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية البداية. اضغط مع الاستمرار على مفتاح Shift ثم انقر بزر الماوس الأيسر في خلية النهاية.
- يمكن أيضًا تحديد خلايا متعددة عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن فوق إحدى الخلايا والضغط باستمرار على مفتاح Ctrl والنقر الأيسر على خلية أخرى. يساعد هذا إذا كانت الخلايا التي تريد فرزها غير متسلسلة.
- لتحديد الورقة بأكملها ، انقر على الركن الأيسر العلوي من الورقة أو اضغط على Ctrl + A في وقت واحد.
- بعد ذلك ، انقر فوق علامة التبويب "البيانات" وحدد " فرز المدى" من الخيارات.
- في النافذة المنبثقة ، إذا كانت الأعمدة تحتوي على ألقاب ، ضع علامة اختيار في المربع المجاور لبيانات رأس الصف .
- حدد العمود الذي تريد الفرز أولاً عن طريق تغيير "الترتيب حسب" إلى هذا العمود. ثم حدد ترتيب الفرز عن طريق النقر فوق إما شعاعي AZ للتنازلي أو ZA للصعود.
- إذا كان لديك قاعدة فرز إضافية تريد تطبيقها ، فانقر فوق إضافة عمود فرز آخر . سيحدد ترتيب القواعد كيفية إجراء الفرز.
- يمكنك النقر على أيقونة سلة المهملات على يمين القاعدة لحذفها.
- انتهى بالنقر فوق الزر " فرز" وسيتم فرز النطاق الخاص بك وفقًا لقواعدك.
تصفية البيانات
إضافة عوامل تصفية لبياناتك ستمكنك من إخفاء البيانات التي لا تريد رؤيتها. ستظل قادرًا على رؤية جميع بياناتك بمجرد إيقاف تشغيل الفلتر. تساعد عوامل التصفية وطرق العرض على تحليل مجموعات البيانات داخل جداول البيانات.
المرشحات مفضلة عند:
- جعل كل شخص يصل إلى جدول البيانات الخاص بك يشاهد مرشحًا محددًا عند فتحه.
- تريد أن تظل البيانات المرئية مصنفة بعد تطبيق مرشح.
في حين أن طرق عرض الفلتر أكثر فائدة إذا:
- تريد تسمية وحفظ وجهات نظر متعددة.
- هناك حاجة إلى طرق عرض متعددة للآخرين الذين يستخدمون جدول البيانات. يتم تشغيل المرشحات بواسطة الفرد ، مما يتيح لهم عرض عوامل تصفية مختلفة في نفس الوقت الذي قد يستخدم فيه شخص آخر جدول البيانات أيضًا.
- من المهم مشاركة مرشحات مختلفة مع الأشخاص. يمكن إرسال روابط عرض الفلتر المختلفة إلى أشخاص مختلفين يوفرون لكل شخص يعمل في جدول البيانات أكثر المعلومات ذات الصلة بالفرد.
فقط تذكر أن المرشحات يمكن استيرادها وتصديرها حسب الحاجة بينما لا تستطيع طرق عرض الفلتر.
استخدام المرشحات داخل جدول بيانات Google
عند إضافة عامل تصفية إلى جدول بيانات ، يمكن لأي شخص آخر يشاهد جدول البيانات أن يرى عوامل التصفية أيضًا. هذا يعني أيضًا أن أي شخص لديه أذونات التحرير يمكنه تغيير عامل التصفية. يعد الفلتر طريقة رائعة لإخفاء البيانات مؤقتًا في جدول بيانات.
لتصفية البيانات الخاصة بك:
- من متصفحك (يفضل Google Chrome) ، افتح جدول بيانات في جداول بيانات Google.
- حدد نطاق الخلايا الذي تريد تصفيته باستخدام نفس الأساليب كما هو مفصل في قسم " فرز البيانات" من المقالة.
- انقر فوق علامة التبويب "البيانات" ، ثم حدد إنشاء فلتر . سيضع هذا رمز التصفية داخل الخلية الأولى من النطاق الذي حددته. سيتم تغليف جميع الخلايا الموجودة في نطاق المرشح بحد أخضر.
- انقر أيقونة المرشح لعرض خيارات المرشح التالية:
- تصفية حسب الحالة - اختر من قائمة الشروط أو اكتب ما تريد. على سبيل المثال ، إذا كانت الخلية فارغة ، أو إذا كانت البيانات أقل من رقم معين ، أو إذا كان النص يحتوي على حرف أو عبارة معينة.
- تصفية حسب القيم - قم بإلغاء تحديد أي نقاط بيانات تريد إخفاءها وانقر فوق "موافق". إذا كنت ترغب في اختيار جميع نقاط البيانات ، انقر فوق تحديد الكل . يمكنك أيضًا إلغاء تحديد جميع نقاط البيانات ، من خلال النقر فوق مسح.
- بحث - البحث عن نقاط البيانات عن طريق الكتابة في مربع البحث. على سبيل المثال ، كتابة "J" ستختصر قائمتك للأسماء التي تبدأ بـ J.
- لتعطيل الفلتر ، ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب "البيانات" مرة أخرى ، ثم حدد إيقاف تشغيل الفلتر .
- يمكن فرز البيانات أثناء وجود مرشح في مكانه وتمكينه.
- سيتم فرز البيانات الموجودة في النطاق المصفى فقط عند اختيار الفرز.
إنشاء طريقة عرض عامل التصفية
لإنشاء عرض عامل تصفية أو حفظه أو حذفه:
- من متصفحك (يفضل Google Chrome) ، افتح جدول بيانات في جداول بيانات Google.
- انقر فوق علامة التبويب "البيانات" ، ثم حدد " طرق عرض التصفية" … متبوعة بإنشاء طريقة عرض عامل تصفية جديد .
- يتم حفظ عرض التصفية تلقائيًا. يمكنك الآن فرز وتصفية أي من البيانات التي تريدها.
- أغلق طريقة عرض الفلتر بالنقر فوق "X" في الزاوية العلوية اليمنى من جدول البيانات.
- انقر على أيقونة Cogwheel في الجزء العلوي الأيسر من جدول البيانات لأحد الخيارات التالية:
- إعادة تسمية - تغيير عنوان عرض التصفية.
- نطاق التحديث - هذا ليس مهمًا كما يمكنك القيام بذلك مباشرة على عرض الفلتر نفسه. يسمح لك بتغيير نطاق الخلايا المختارة لعرض التصفية.
- تكرار - لإنشاء نسخة مماثلة لعرض التصفية الحالي.
- حذف - حذف طريقة عرض الفلتر.
صحائف جوجل: الترتيب الأبجدي على سطح المكتب
لفرز نطاق خلايا أبجديًا على سطح المكتب الخاص بك:
- من متصفحك (يفضل Google Chrome) ، افتح جدول بيانات في جداول بيانات Google.
- حدد البيانات التي تريد فرز عمود واحد في وقت واحد. هذا مهم حتى لا تتم إعادة ترتيب الأجزاء الأخرى من جدول البيانات الخاص بك والتي قد لا ترتبط بالنطاق المطلوب.
- قم بتمييز الخلية العلوية في عمود بياناتك وصولاً إلى الخلية الأخيرة.
- انقر فوق علامة التبويب "البيانات" ثم حدد أحد الخيارات التالية:
- فرز النطاق حسب العمود ، A → Z - سيؤدي ذلك إلى فرز جميع البيانات المحددة داخل النطاق بترتيب أبجدي دون تعطيل المساحات الأخرى في جدول البيانات.
- فرز الورقة حسب العمود ، A → Z - يضبط كل البيانات في جدول البيانات أبجديًا في ارتباط مع نطاق البيانات المظلل.
- يجب أن تتم إعادة ترتيب بياناتك الآن حسب الترتيب الأبجدي.
- إذا كنت تشعر أنك ارتكبت خطأ ، فيمكنك تصحيحه بسهولة عن طريق الضغط على Ctrl + Z (في Windows) أو ⌘ Command + Z (في نظام التشغيل Mac) للتراجع عن أحدث فرز للبيانات.
أبجديًا فرز البيانات الخاصة بك تلقائيًا باستخدام صيغة
على الرغم من أن الخطوات السابقة يمكن اعتبارها تلقائية ، فلا يزال هناك القليل من الإدخال اليدوي. هذا مقبول تمامًا لمعظم مستخدمي جدول البيانات الذين لا يرغبون في الحصول على تقنية أكثر من اللازم مع الصيغ والوظائف.
ومع ذلك ، هناك بعض الذين يفضلون اتباع نهج "كامل تلقائي" في وضع الترتيب الأبجدي للبيانات. قد تفضل أن يتم فرز البيانات تلقائيًا في عمود. هذا يعني أنه كلما تم وضع معلومات جديدة في العمود ، سيتم تلقائيًا تحديث البيانات أبجديًا دون تعطيل بقية جدول البيانات.
لفرز بيانات العمود تلقائيًا:
- من متصفحك (يفضل Google Chrome) ، افتح جدول بيانات في جداول بيانات Google.
- قم بتمييز الخلية التي ستعرض نتائج البيانات التي تريد ترتيبها تلقائيًا.
- داخل الخلية ، أدخل الصيغة التالية = sort (A2: B، 1، TRUE) ثم اضغط على Enter .
- A2: B هو نطاق البيانات المطلوب الذي يحتاج إلى فرز. اضبطه وفقًا لاحتياجات جدول البيانات الخاص بك.
- يشير الرقم 1 إلى رقم العمود الذي ستستند إليه البيانات المصنفة. مرة أخرى ، اضبطه وفقًا لاحتياجات جدول البيانات.
- يتم فرز البيانات في الصيغة تلقائيًا بترتيب تصاعدي. لفرز البيانات بترتيب تنازلي ، قم بتغيير TRUE إلى false .
سيتم الآن فرز أي بيانات جديدة أو معدلة تم إدخالها في العمود تلقائيًا.
صحائف جوجل: الفرز الأبجدي على الجهاز المحمول
لفرز نطاق خلايا أبجديًا على جهازك المحمول:
- شغّل تطبيق Google Sheets (Android / iOS) وقم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتمادك.
- حدد ورقة Google لتحريرها من خلال النقر على جدول البيانات. قد تحتاج إلى التمرير للعثور عليه إذا كان لديك عدة أوراق محفوظة.
- حدد العمود بالبيانات التي تريد ترتيبها أبجديًا وانقر فوق حرف ذلك العمود. يمكن العثور عليها في الجزء العلوي من العمود. هذا سوف يسلط الضوء على جميع بيانات العمود.
- اضغط على الرسالة مرة أخرى لسحب قائمة صغيرة.
- في القائمة ، اضغط على سهم "المزيد" حتى تحدد خيار الفرز من الألف إلى الياء .
- في حالة استخدام جهاز محمول يعمل بنظام Android ، ستحتاج إلى النقر فوق الرمز الذي يشبه ثلاث نقاط رأسية (أو أفقيًا حسب الإصدار) مكدسة. قم بالتمرير لأسفل حتى تجد خيار Sort A - Z.
عند النقر فوق Sort A - Z ، سيتم إعادة ترتيب البيانات الموجودة في العمود أبجديًا.
