BCCing نفسك هو شيء مفيد للغاية لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت تفضل أن يكون لديك بريد إلكتروني قمت بإرساله في صندوق الوارد الخاص بك ، وعادةً ما يكون ذلك لأغراض متابعته ، فإن إضافة عنوان بريدك الإلكتروني لأن BCC هو الخيار الصحيح. ومع ذلك ، غالبًا ما يغفل الناس هذا عند إرسال بريد إلكتروني مهم ، مما يؤدي بهم إلى نسيان المتابعة. هذا يمكن أن يؤدي بسهولة إلى مشاكل أسفل الخط.
لحسن الحظ ، هناك طريقة لأن تقوم تلقائيًا بتنسيق BCC عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ، وهي طريقة مؤكدة للتأكد من متابعتك لكل بريد إلكتروني. ومع ذلك ، فإن تمكين ميزة BCCing التلقائية ليس بالأمر السهل. أنه ينطوي على إنشاء قاعدة في Outlook.
إدارة القواعد والتنبيهات
السيارات BCC و CC هو شيء كبير في Outlook. بينما يتعين عليك تنزيل وظيفة إضافية جديدة لحساب البريد الإلكتروني المستند إلى المستعرض الخاص بك من أجل تحقيق ذلك ، فإن Microsoft Outlook يسمح لك بإنشاء قاعدة. تم العثور على ميزة "القواعد" ضمن خيار قائمة " إدارة القواعد والتنبيهات " في الجزء العلوي الأوسط من الشاشة ، في علامة التبويب " الصفحة الرئيسية" ، أسفل رمز " القواعد" .
انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات وسترى نافذة جديدة تمنحك خيار إنشاء قاعدة جديدة. انقر فوق قاعدة جديدة في الزاوية اليسرى العليا من هذه النافذة. سترى 3 فئات: كن منظمًا ، ابقى على اطلاع ، وابدأ من قاعدة فارغة . حدد " تطبيق قاعدة" على الرسائل التي أرسلها ضمن فئة البدء من فئة قاعدة فارغة .
الظروف
في نافذة "معالج القواعد" ، يمكنك اختيار رسائل البريد الإلكتروني التي سيتم إرسالها إليك كملفات خفية. على سبيل المثال ، من خلال التحقق من الكلمات المحددة في خيارات الموضوع ، فإنك تنشئ قاعدة BCC التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني بكلمات معينة تذكرها.
نظرًا لأنك الشخص الذي يرسل البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام هذا الخيار الذكي لفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا. يمكنك إضافة كلمة "متابعة" في قائمة الكلمات المحددة ووضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى متابعة بهذه الكلمة.
هناك أيضًا العديد من الشروط الأخرى المثيرة للاهتمام التي يمكنك ضبطها لرسائلك الإلكترونية. إذا كنت تريد تخزين جميع رسائل البريد التي ترسلها في صندوق الوارد الخاص بك كـ BCC ، فما عليك سوى النقر فوق التالي ، دون تحديد أي من المربعات المدرجة.
استثناءات
الاستثناءات هي في الأساس عكس الشروط هنا. كما قد تكون خمنت على الأرجح ، هذا هو المكان الذي تحدد فيه المواقف التي لا ترغب في تضمين نفسك فيها على أنها BCC. يمكنك اتباع نفس المثال من الأعلى واستخدام الخيار باستثناء ما إذا كان الموضوع يحتوي على كلمات محددة لإضافة استثناء. في هذا المثال ، يمكنك استخدام أمر "عدم المتابعة" ، لكن هذا قد يخلق فوضى وحتى خطأ ، لأن كلمات المتابعة هي بالفعل جزء من شروطك.
ربما تكون أفضل حالًا فيما عدا إذا تم إرسالها إلى أشخاص أو مجموعة عامة أو باستثناء إذا تم تعيينها لأي استثناءات في الفئة .
أجراءات
هذا هو المكان الذي "تقوم فيه" ببرمجة الإجراءات التي تنطبق عليها هذه القاعدة. وهذا يعني أن هذا هو المكان الذي تختار فيه ما يحدث لرسائل البريد الإلكتروني التي حددتها لشروط. تريد أن تتأكد من انتهاء رسالة البريد الإلكتروني التي أرسلتها بنفسك في صندوق الوارد الخاص بك ، ولكن للأسف ، لا يوجد أتمتة مباشرة لأمر BCC هنا. هذا لا يعني أنه لا يمكنك محاكاة نسخة خفية.
بادئ ذي بدء ، حدد نسخة الرسالة إلى الأشخاص أو المجموعة العامة في خطوة "الإجراءات" من "معالج القواعد". الآن ، انقر فوق أشخاص أو مجموعة عامة وأدخل عنوان بريدك الإلكتروني. هذه هي الطريقة التي تتأكد من أن البريد الإلكتروني الذي ترسله والذي يفي بالشروط المحددة سينتهي به المطاف في صندوق البريد الوارد. إذا كنت لا تريد أن يظهر عنوان بريدك الإلكتروني علنًا في رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، فتحقق من خيار نقل نسخة إلى المجلد المحدد في الخطوة الأولى ، وانقر فوق الرابط "تحديد مجلد" ، وحدد صندوق الوارد الخاص بك.
مخفية في صندوق الوارد الخاص بك
التغيير والتبديل في البريد الخاص بك لتناسب احتياجاتك سيمنحك ميزة كبيرة في عملك. سوف تتأكد من أن صندوق الوارد الخاص بك قد تم فرزه بدقة وأن التنظيم الجيد ضروري في أي مجال من مجالات العمل. بالطبع ، يحتوي معالج قواعد Outlook على حالات استخدام أكثر من مجرد إعداد نسخة خفية تلقائية. ومع ذلك ، من الضروري التخطيط بعناية للأشياء والتأكد من عدم تداخل الاستثناءات والشروط وأن تشمل الأنواع الصحيحة من البريد الإلكتروني.
يمكن أن تساعدك قواعد BCC التلقائية الصنع كثيرًا في فرز صندوق الوارد الخاص بك. ومع ذلك ، إذا فعلت ذلك بشكل سيئ ، فقد تغمر بريدك الوارد وتخلق مشكلة أكبر من المشكلة التي حددتها لحلها.
هل تستخدم BCC التلقائي في Outlook؟ كيف إعداده؟ ما هي الاستثناءات والشروط التي تستخدمها وما هي القواعد الأخرى التي قمت بإنشائها؟
