كيفية حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيا في

في بيئة العمل ، من الضروري أن تحتفظ بصندوق بريد وارد منظم للحفاظ على الكفاءة. يمكن أن يثبت صندوق الوارد المتراكم الألم الشديد ، خاصة عندما تضطر إلى التمرير عبر جبال البريد الإلكتروني الأقدم التي قد لا تحتاج إليها. في وقت واحد ، ربما تكون هذه الرسائل القديمة قد خدمت غرضًا ولكنها تحولت منذ ذلك الحين إلى عقبات إضافية عند البحث عن بريد إلكتروني معين.

راجع أيضًا مقالتنا كيفية إنشاء اسم مستعار في Gmail

"صندوق الوارد الخاص بي هو كارثة. لدي رسائل بريد إلكتروني من أكثر من عامين. أحتاج حقًا للوصول إلى هذا الموقع ".

لتجنب استهلاك الكثير من الوقت ، لا أوصي بمحاولة حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة يدويًا. بدلاً من ذلك ، بفضل مساعدة المرشحات ، ستتمكن من التخلص من رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل أسرع بكثير. بإنشاء عامل تصفية ، يمكنك حذف الرسائل القديمة بناءً على إطار زمني محدد. المشكلة الوحيدة التي يمكنني رؤيتها باستخدام المرشحات هي أنها تنطبق فقط على الرسائل المستلمة حديثًا. يمكنك تطبيق عوامل التصفية في المستقبل لضمان عدم حدوث تراكم للمرة الثانية ولكن ماذا عن تلك الرسائل التي تملأ صندوق الوارد الخاص بك الآن؟

الحذف التلقائي لتلك الرسائل الأقدم من Gmail

هناك بعض الأشياء التي يمكنك الغوص فيها عندما يتعلق الأمر بتخليص نفسك من كبار السن ، لم تعد هناك رسائل بريد إلكتروني ضرورية تصيب بريدك الوارد في Gmail. سأتعرف على كيفية إعداد عوامل التصفية الخاصة بك ، وتطبيقها للاستخدام في المستقبل ، وكيفية التخلص من جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة الحالية باستخدام الوظيفة الإضافية Gmail ، البريد الإلكتروني Studio.

إعداد المرشحات الخاصة بك

أول شيء أولاً ، دعنا ننشئ مرشحاتك .

لتبدأ:

1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك باستخدام بيانات الاعتماد المطلوبة.
2. حدد رمز Cog / Gear. هذه هي قائمة إعدادات Gmail ويمكن العثور عليها في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة. انقر على هذا الرمز ثم حدد الإعدادات من القائمة المنسدلة.
3. انقر فوق علامة التبويب "عوامل التصفية" ثم انقر فوق " إنشاء عامل تصفية جديد" .
4. في مربع الإدخال "Has the words" ، اكتب ما يلي - age_than: x حيث "x" هو الإطار الزمني للرسائل التي تريد حذفها. سيكون هذا رقم متبوعًا بحرف. الرسائل التي تتبع سوف تتصل الإطار الزمني. يجب عليك استخدام "d" لعدة أيام ، و "w" لأسابيع ، و "m" لعدة أشهر. مثال على ذلك : old_than: 3d إذا كنت تريد حذف رسائل البريد الإلكتروني التي مضى عليها أكثر من ثلاثة أيام.
5. بعد ذلك ، انقر فوق الزر إنشاء عامل تصفية باستخدام هذا البحث .
6. املأ المربعات المسمى "حذفها" و "تطبيق الفلتر أيضًا" مع علامة اختيار بالنقر فوقها.
7. أخيرًا ، انقر فوق " إنشاء عامل تصفية" لمشاهدة جميع رسائل البريد الإلكتروني الأقدم ، استنادًا إلى التاريخ الذي قمت بتعيينه للتو ، وانتقل من البريد الوارد إلى مجلد سلة المهملات.

عندما يتم حذف الرسائل في Gmail ، فإنها لا تختفي على الفور من الوجود. بدلاً من ذلك ، يمكنك العثور عليها في مجلد المهملات. هذا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني هذه ستظل تحسب مقابل سعة البيانات الإجمالية. لتخليصهم بالكامل ، يمكنك إما انتظار Gmail لحذفهم تلقائيًا بعد 30 يومًا أو حذفهم جميعًا الآن بنفسك. لتنفيذ هذا الأخير ، انقر فوق المجلد Trash ، ثم انقر فوق الارتباط Empty Trash Now .

مرشح للحذف في المستقبل (إعادة تطبيق)

عنوان هذه المقالة هو التعامل مع الحذف التلقائي. لسوء الحظ ، لا يمكن تشغيل المرشحات تلقائيًا. ستحتاج إلى العودة وتطبيق الفلتر مرة أخرى على البريد الوارد الحالي.

لإعادة تطبيق مرشح:

1. عُد مرة أخرى إلى الإعدادات من خلال النقر على أيقونة Cog / Gear أعلى يمين نافذة Gmail وتحديد الإعدادات من القائمة المنسدلة.
2. انقر فوق علامة التبويب "عوامل التصفية".
3. نظرًا لأنك قد قمت بالفعل بإنشاء عامل تصفية مسبقًا ، يمكنك الآن النقر فوق " تحرير" ، الموجود بجوار هذا الفلتر. إذا كنت قد أنشأت من قبل عوامل تصفية متعددة ، يمكنك بسهولة العثور على المرشح الذي تريده حيث سيتم عرض المعايير الخاصة بكل مرشح.
4. انقر فوق " متابعة" في القسم الذي يظهر مع معايير البحث الخاصة بك. ستكون شاشة مشابهة لتلك التي ظهرت عند إعداد المرشح الأصلي.
5. مرة أخرى قم بتطبيق علامة اختيار على المربع المجاور لـ "تطبيق الفلتر أيضًا على".
6. هذه المرة ، لتنشيط عامل التصفية ، انقر فوق " تحديث عامل التصفية" . سيتم الآن نقل كل رسائل البريد الإلكتروني الأقدم ، التي تم ضبطها على الإطار الزمني المحدد ، إلى مجلد المهملات .

استوديو البريد الإلكتروني

يأتي Email Studio مع ميزة أنيقة ستحذف جميع رسائل البريد الإلكتروني الأقدم تلقائيًا من مرسل محدد أو تلك الموجودة في مجلد معين. ستساعد ميزة "التطهير التلقائي" المضمنة في الحفاظ على تنظيم صندوق بريد Gmail الخاص بك بشكل أكبر مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر كفاءة.

باستخدام Email Studio ، يمكنك أرشفة وتطبيق "وضع علامة مقروء" على جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة حاليًا في صندوق الوارد الوارد منذ أكثر من ثلاثة أشهر. كما يسمح لك بإزالة جميع رسائل البريد الإلكتروني بشكل دائم من مجلدات المهملات والرسائل غير المرغوب فيها تلقائيًا بعد يومين. وكميزة إضافية ، تشتمل ميزة "التنظيف التلقائي" على ميزة إلغاء الاشتراك بالبريد الإلكتروني والتي يمكن أن تساعدك في إزالة عنوان بريدك الإلكتروني بسهولة من أي من قوائم البريد الإخبارية المزعجة. هناك أيضًا الكثير مما يمكن أن تضيفه الوظيفة الإضافية ، لكنني أشعر أن الأشخاص الذين سبق ذكرهم يسلطون الضوء على ما نحتاجه بالضبط لهذه المقالة.

الحزمة الأساسية مجانية في الاستخدام ولكن للحصول على أقصى استفادة من المنتج ، يتم تقديم إصدار متميز بسعر سنوي يبلغ 29 دولارًا. ستتيح لك الترقية إنشاء مجموعات متعددة من قواعد التطهير وتتضمن جدولة بريد إلكتروني ، معيد توجيه ، ومستجيب تلقائي.

الإعداد وتمكين التطهير التلقائي في Gmail

من الواضح أن أول ما عليك فعله هو تنزيل وتثبيت الوظيفة الإضافية Email Studio. بمجرد تحقيق ذلك ، ستتمكن من رؤية أيقونة استوديو البريد الإلكتروني على الشريط الجانبي الأيمن عند فتح أي من رسائل البريد الإلكتروني في Gmail.

لتستخدمها:

1. افتح الوظيفة الإضافية Email Studio وتسجيل الدخول باستخدام حساب Gmail الخاص بك.
2. سترى قائمة من الخيارات. من تلك الخيارات ، اختر أداة "تنظيف البريد الإلكتروني".
3. ثم ، انقر فوق " إضافة قاعدة جديدة" لإعداد قاعدة (يشبه ما قمت به باستخدام " المرشحات" ).
4. هناك جزءان لإعداد قاعدة - ستحتاج إلى تحديد شرط ثم إجراء. فكر في "السبب والنتيجة". سيتم تشغيل الإجراء بمجرد تلبية الشرط المحدد.
5. لتعيين شرط ، ستتمكن من استخدام معلمات البحث المتقدمة داخل Gmail مثل newer_than أو has: attachment أو Larger_than . استخدم هذه لمساعدتك في العثور على تطابق تام مع رسائل البريد الإلكتروني في Gmail التي ترغب في أرشفتها ، أو إرسالها إلى المهملات ، أو الانتقال إلى مجلد آخر.
6. بمجرد إنشاء قاعدة ، انقر فوق الزر " حفظ" . سيعمل Email Studio الآن في الخلفية ، ويقوم بإجراء فحص كل ساعة يقوم بتنفيذ الإجراء المحدد عندما يفي بريد إلكتروني بالشروط المرتبطة به. لن تحتاج إلى عمل أي شيء يدويًا على الإطلاق.