إضافة توقيع إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاص بك يمنحه لمسة من الاحتراف. إن رمي شعار ومعلومات الاتصال الخاصة بك يوفر ترويجًا للعلامة التجارية لمراسلات باهظة. يمنح أولئك الذين يرغبون في الاتصال بك بوسائل أخرى القدرة على القيام بذلك. إنشاء واستخدام توقيع في Microsoft Outlook مهمة بسيطة بما فيه الكفاية. يمكنك حتى إنشاء توقيعات مخصصة متعددة للتبديل إلى نزوة وفقًا لجمهورك المستهدف.
ومع ذلك ، لن يقوم Outlook بإرفاق توقيع برسائل البريد الإلكتروني المرسلة حديثًا أو المعاد توجيهها. رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها قبل إنشاء التوقيع ستظل غير موجودة. لإضافة توقيع إلى الرسائل القديمة ، ستحتاج إلى الانتقال إلى إعدادات Outlook وتغيير بعض الأشياء.
يمكن أن يتضمن توقيعك نصًا أو صورًا أو بطاقة أعمال إلكترونية أو شعارًا أو حتى صورة لتوقيعك المكتوب بخط اليد. يمكنك إعداد Outlook بحيث تتم إضافة التواقيع تلقائيًا إلى جميع الرسائل الصادرة أو إنشاء توقيعك وإضافته إلى الرسائل على أساس كل حالة على حدة.
إضافة توقيع لمراسلات Outlook الخاصة بك
تعتمد خطوات إنشاء رسائل البريد الإلكتروني مع توقيع على إصدار Outlook الذي تستخدمه حاليًا. هناك عملية لأولئك الذين يستخدمون الإصدارات القديمة من البرنامج (2007 - 2010) وواحدة للإصدارات الأحدث (2010+) وكذلك لمستخدمي Microsoft Office 365.
لنبدأ بأحدث الإصدارات.
إصدارات Outlook 2010+ بما في ذلك Outlook لـ 365
لإنشاء توقيع جديد لبريدك الإلكتروني في Outlook:
- انقر لإنشاء بريد إلكتروني جديد.
- انقر فوق التوقيع ثم التوقيعات من علامة التبويب "رسالة".
- بناءً على حجم نافذة Outlook وما إذا كنت تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة أو رد أو إعادة توجيه ، فقد تكون علامة التبويب "الرسالة" وزر التوقيع في موقعين مختلفين. ومع ذلك ، فإن زر التوقيع عادةً ما يكون مصحوبًا بإرفاق ملف ومرفقات داخل قسم "تضمين" في قائمة "الرسائل".
- في علامة التبويب "توقيع البريد الإلكتروني" ، أسفل مربع "تحديد توقيع للتعديل" ، اختر " جديد" وأضف اسمًا للتوقيع الجديد في مربع الحوار "توقيع جديد".
- أسفل "تعديل التوقيع" مباشرةً ، أنشئ توقيعك داخل المنطقة المتوفرة.
- توفر لك النافذة القدرة على تغيير الخطوط وألوان الخطوط والأحجام بالإضافة إلى محاذاة النص.
- لإضافة روابط وصور إلى توقيع بريدك الإلكتروني ، وتغيير الخطوط والألوان ، وضبط النص ، يمكنك القيام بذلك باستخدام شريط التنسيق المصغر ضمن "تحرير التوقيع".
- يمكنك حتى إنشاء توقيع أكثر قوة باستخدام الرموز النقطية أو الجداول أو الحدود ، باستخدام Microsoft Word لتنسيق النص الخاص بك. ثم انقلها باستخدام نسخة بسيطة ( Ctrl + C ) والصق ( Ctrl + V ) على التوقيع في مربع "تحرير التوقيع".
- يمكنك أيضًا إضافة رموز وروابط الوسائط الاجتماعية في توقيعك والتي سأتطرق إليها لاحقًا.
- بمجرد أن يكون التوقيع بالطريقة التي تريدها ، ضمن "اختر التوقيع الافتراضي" ، عيّن الخيارات التالية:
- اختر حساب بريد إلكتروني لربط توقيعك به ، وذلك باستخدام القائمة المنسدلة "حساب البريد الإلكتروني". يمكنك الحصول على توقيعات مختلفة لكل حساب بريد إلكتروني تستخدمه لبرنامج Outlook.
- لإضافة توقيعك تلقائيًا إلى جميع الرسائل المستقبلية ، انقر على القائمة المنسدلة "رسائل جديدة" واختر توقيعًا. إذا كنت تفضل عدم تعيينها تلقائيًا ، فاختر (بلا) . سيؤدي ذلك إلى جعل كل رسالة جديدة ترسلها ليس لها أي توقيع على الإطلاق ، بما في ذلك الرسائل المعاد توجيهها والرد عليها.
- لكي يظهر التوقيع في رسائلك التي ترد عليها وتعيد توجيهها ، انقر على القائمة المنسدلة "الردود / إعادة التوجيه" وحدد توقيعًا. سيؤدي ذلك إلى إضافة هذا التوقيع تلقائيًا في أي وقت تقوم فيه بالرد أو إعادة توجيه بريد إلكتروني. لعدم وجود هذه المجموعة ، اختر (بلا) بدلاً من ذلك.
- الآن وقد انتهى ذلك ، انقر فوق الزر " موافق" للرجوع لحفظ توقيعك والعودة إلى رسالتك الجديدة.
- من المهم ملاحظة أن الرسالة الحالية التي قمت بإنشائها في التوقيع لن يكون لها توقيع في المكان. لسبب ما ، سيظهر التوقيع فقط في الرسائل التالية. ستحتاج إلى إضافة التوقيع يدويًا إذا كنت تتطلع إلى استخدام توقيع.
إدخال توقيع يدويًا
بالنسبة للرسالة الجديدة التي بدأت لغرض إنشاء توقيع أو تلك التي لا تريد تعيين توقيع تلقائيًا ، لا يزال بإمكانك إدراج توقيع يدويًا.
لنفعل ذلك:
- مع فتح رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، انقر فوق علامة التبويب "رسالة" وحدد التوقيع .
- سيؤدي هذا إلى فتح قائمة طيران تعرض جميع التواقيع المحفوظة التي قمت بإنشائها. اختر التوقيع الذي تريد استخدامه من الخيارات من خلال النقر عليه. سوف تظهر الآن في رسالتك الحالية.
إضافة شعار أو صورة لتوقيعك
تتطلب العلامات التجارية عمومًا شعارات. لإضافة صورة مثل شعار أو أيقونة وسائل التواصل الاجتماعي إلى توقيعك:
- افتح رسالة بريد إلكتروني جديدة وانقر فوق علامة التبويب "رسالة".
- انقر فوق التوقيع ثم التوقيعات .
- اختر التوقيع الذي تريد إضافة الشعار أو الصورة إليه من خلال تحديده في مربع "تحديد توقيع للتحرير".
- انقر فوق أيقونة إضافة صورة ، وحدد الصورة التي تريد إضافتها من ملفات الكمبيوتر ، ثم حدد إدراج .
- يمكنك تغيير حجم الصورة أو الشعار عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الصورة واختيار صورة من خيارات القائمة. انقر فوق علامة التبويب "الحجم" واستخدم الخيارات المتوفرة لتغيير حجم صورتك وفقًا لمواصفاتك.
- حافظ على تحديد خانة "تأمين نسبة العرض إلى الارتفاع" للحفاظ على نسب الصورة.
- بمجرد تغيير حجم الصورة وجاهزيتها ، انقر فوق " موافق" .
- تابع هذا الأمر بالنقر فوق " موافق" مرة أخرى لحفظ جميع التغييرات التي أجريتها للتو على توقيعك.
إصدارات Microsoft Outlook 2007 - 2010
لإنشاء توقيع جديد باستخدام إصدار قديم من Microsoft Outlook:
- اختيار إنشاء رسالة جديدة.
- انقر فوق علامة التبويب "رسالة" وحدد التوقيع من قسم "تضمين".
- انقر على التواقيع عندما ينبثق.
- من علامة التبويب "توقيع البريد الإلكتروني" ، انقر فوق " جديد" .
- اكتب اسمًا لتوقيعك ، ثم انقر فوق الزر " موافق" .
- اكتب النص الذي تريد تضمينه في توقيعك ، داخل مربع "تحرير التوقيع".
- يمكنك تنسيق النص الخاص بك عن طريق تمييز النص الذي تريد تحريره ثم استخدام أزرار النمط والتنسيق للخيارات المطلوبة.
- إضافة عناصر إضافية مثل الصور والارتباطات التشعبية وبطاقات العمل الإلكترونية ، انقر فوق المكان الذي تريد ظهور العنصر فيه:
- e-Business Card - انقر فوق الزر Business Card ثم انقر فوق أحد جهات الاتصال في قائمة "Filed As". انقر فوق زر موافق .
- ارتباط تشعبي - انقر فوق رمز الارتباط التشعبي واكتب (أو الصق) عنوان URL الذي سيقوم الرابط الخاص بك بتوصيل النص به. انقر فوق زر موافق .
- صورة / صورة - انقر فوق رمز الصورة ، وحدد موقع الصورة التي تريد تحميلها على توقيعك ، ثم حددها ، ثم انقر فوق الزر " موافق" .
- بمجرد الانتهاء من التعديلات ، انقر فوق "موافق" من أجل الانتهاء من إنشاء توقيعك.
- البريد الإلكتروني الذي تفتحه حاليًا من أجل إنشاء التوقيع لن يتم إضافة التوقيع إليه تلقائيًا. سوف تحتاج إلى القيام بذلك يدويًا.
إضافة التوقيع إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك
يمكن إضافة التواقيع تلقائيًا أو يدويًا إلى جميع الرسائل الصادرة والردود وإعادة التوجيه. يمكن استخدام توقيع واحد فقط لكل رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها ، لذلك إذا اخترت أن يكون لديك مجموعة واحدة تلقائيًا ، فسيكون من الأفضل إذا كان التوقيع موجهًا إلى نطاق أوسع من الجمهور.
لإدراج توقيع تلقائيًا في رسالة بريدك الإلكتروني:
- إنشاء بريد إلكتروني جديد.
- توجه إلى علامة التبويب "الرسالة" وانقر على التوقيع الموجود في قسم "تضمين".
- انقر على التواقيع عندما ينبثق.
- حدد موقع "اختيار التوقيع الافتراضي" ، وانقر على القائمة المنسدلة "قائمة حساب البريد الإلكتروني" ، واختر حساب بريد إلكتروني تريد ربط توقيع به.
- حدد التوقيع الذي تريد تضمينه من خلال اختيار واحد من قائمة "الرسائل الجديدة".
- لإعادة التوجيه والردود ، لإضافة توقيع ، اختر توقيعًا من القائمة المنسدلة "الردود / إعادة التوجيه". انقر فوق (بلا) إذا كنت تفضل عدم الحصول على توقيع ، مع الرد وإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني.
- انقر فوق " موافق" لحفظ إعدادات التوقيع الخاصة بك.
لإضافة توقيع يدويًا في رسالة بريدك الإلكتروني:
- قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة.
- انقر فوق علامة التبويب "رسالة".
- انقر فوق التوقيع ، الموجود في قسم "تضمين".
- اختر التوقيع الذي تريد إدراجه من خلال النقر عليه مباشرة.
سيظهر التوقيع الآن في رسالتك الصادرة. إذا اخترت بشكل غير صحيح أو أردت فقط حذف التوقيع الذي أضفته ، فقم بتمييز التوقيع في الرسالة وانقر فوق حذف (أو مسافة للخلف ) على لوحة المفاتيح.
باستخدام حساب Microsoft Office 365 مع Outlook.com
بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون Outlook على الويب باستخدام حساب Microsoft Office 365 ، ستحتاج إلى إنشاء توقيع في كلا المنتجين.
لإنشاء توقيعات البريد الإلكتروني واستخدامها في Outlook على الويب:
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب Outlook.com الخاص بك وافتح الإعدادات الخاصة بك عن طريق النقر على أيقونة Cog Wheel في الجزء العلوي من الصفحة.
- انقر على البريد ، ثم إنشاء والرد .
- اكتب توقيعك في منطقة توقيع البريد الإلكتروني.
- يمكنك استخدام خيارات التنسيق المتوفرة لتغيير مظهر توقيعك حسب رغبتك.
- يمكنك الحصول على توقيع واحد فقط لكل حساب.
- لجعل التوقيع يظهر تلقائيًا افتراضيًا لجميع الرسائل المستقبلية ، ضع علامة اختيار في مربع "تضمين توقيعي تلقائيًا في الرسائل الجديدة التي أقوم بتكوينها". هذا يجعلها جميع رسائل البريد الإلكتروني في المستقبل لها توقيعك تظهر في الأسفل.
- ستحتاج عمليات إعادة التوجيه والردود إلى علامة اختيار في مربع "تضمين توقيعي تلقائيًا على الرسائل التي أعيد توجيهها أو الرد عليها".
- من خلال عدم التحقق من أي من هذه الخيارات ، ستحتاج إلى إضافة توقيعك يدويًا إلى كل رسالة بريد إلكتروني تنشئها للمضي قدمًا.
- عند الانتهاء من التعديلات ، انقر فوق حفظ .
لإضافة توقيعك يدويًا:
- في صندوق البريد الخاص بك ، اختر رسالة جديدة.
- أنشئ رسالتك بالكامل وانقر على أيقونة النقطة الثلاثية.
- من هنا ، اختر " إدراج توقيع" .
- بمجرد أن تكون رسالتك جاهزة للخروج ، انقر فوق الزر " إرسال" .