سُئلت سؤالًا في اليوم الآخر عندما أوضح لشخص ما كيفية استخدام Gmail ولم تكن هذه هي المرة الأولى التي أسمع فيها ذلك. كان السؤال "كيف يمكنني إنشاء نسخ من المسودات في Gmail حتى لا يستغرق الرد على العملاء وقتًا طويلاً؟" بينما أحاول الإجابة بانتظام على الأسئلة هنا على TechJunkie ، اعتقدت أن هذا كان المرشح الأول.
انظر أيضا مقالتنا كيفية ترتيب Gmail حسب الحجم
ما يطرحه السؤال بالفعل هو حول قوالب البريد الإلكتروني أكثر من حفظ نسخ من المسودة. كنت أشرح لشخص ما كيفية إعداد الرد التلقائي والملصقات للبريد الإلكتروني الجديد للنشاط التجاري. لقد أرادوا إرسال بعض رسائل البريد الإلكتروني المتداول إلى العملاء لإبقائها في الحلقة دون أن تتعطل من قِبل المشرف طوال اليوم. الجواب هو إنشاء قوالب البريد الإلكتروني.
يمكنك إنشاء نسخ منها والاحتفاظ بها كمسودات إذا كنت تفضل ذلك ولكن يمكنك عمل الكثير باستخدام القوالب.
قوالب البريد الإلكتروني
قوالب البريد الإلكتروني هي نعمة توفر لجميع أصحاب الأعمال الصغيرة أو أولئك الذين يجدون أنفسهم يقولون نفس الأشياء في نفس أنواع رسائل البريد الإلكتروني. لقد استخدمتها منذ أن بدأت نشاطي التجاري وأنقذتني مئات الساعات على مدار السنين.
قوالب البريد الإلكتروني يمكن أن تجعلك تبدو أكثر احترافا. يمكنك الرد بشكل أسرع وبسيط "شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية ، وسيقوم أحد فريقنا بالاتصال بك مباشرةً خلال 24 ساعة" لجعل العميل يشعر بالتقدير. النظر في مدى سهولة القيام به ، أوصي باستخدامها.
كيف يمكنني إنشاء قوالب بريد إلكتروني في Gmail؟
يستدعي Gmail قوالب "الردود المعلبة" وعليك تمكين الميزة قبل أن تتمكن من الاستفادة منها. بمجرد الانتهاء ، يمكنك إنشاء أكبر عدد تريد من قوالب البريد الإلكتروني.
- افتح Gmail وتسجيل الدخول.
- حدد أيقونة قائمة الترس في أعلى اليسار وحدد الإعدادات.
- حدد علامة التبويب Labs.
- تبديل الاستجابات المعلبة (قوالب) إلى تمكين.
- حدد حفظ التغييرات في أسفل الصفحة.
الآن يتم تمكين الميزة ، يمكننا البدء في إنشاء قوالب. يمكنك القيام بذلك من البريد الوارد في Gmail ، لذلك سنتوجه بعد ذلك.
- حدد تكوين البريد الإلكتروني من علبة الوارد الخاصة بك.
- قم بإنشاء البريد الإلكتروني الذي ترغب في إنشائه كما تفعل عادةً.
- حدد السهم لأسفل الرمادي في أسفل يمين نافذة البريد الإلكتروني.
- حدد الردود المعلبة والاستجابة المعلبة الجديدة.
- امنحه اسمًا ذا معنى وحدد موافق للحفظ.
بمجرد حفظ ردك المعلب ، يمكنك حذف المسودة بأمان.
عند إعداد ردك المعلب ، تحتاج إلى موازنة اللمسة الشخصية بكونها عامة بما يكفي بحيث لا تسيء إلى أي شخص. هذا يعني إما ترك أشياء مثل الأسماء والتواريخ خارج البريد الإلكتروني واستبدالها بجداول زمنية. أو يمكنك إضافة تلك اللمسات الشخصية باليد قبل الإرسال. هذا الأخير هو الأفضل لأن اللمسة الشخصية تخلق علاقة يمكنك البناء عليها. هذا ليس ممكنًا دائمًا على الرغم من أن عليك استخدام حكمك.
باستخدام قالب البريد الإلكتروني الخاص بك
الآن قمت بإنشاء قالب البريد الإلكتروني الخاص بك ، أو استجابة المعلبة ، فقد حان الوقت لاستخدامه. عندما تتلقى أول فرصة لاستخدام القالب ، قم بهذا:
- حدد الرد من داخل البريد الإلكتروني الذي تريد الرد عليه.
- حدد السهم لأسفل الرمادي في أسفل يمين الشاشة.
- حدد الردود المعلبة وحدد الاستجابة التي قمت بإنشائها.
- أضف بيانات مخصصة لجعل البريد الإلكتروني ذا صلة.
- إرسال.
يمكنك فعل الشيء نفسه باستخدام إنشاء وإنشاء بريد إلكتروني جديد ، لكنني أجد طريقة الرد أسرع بكثير.
استخدام ردك المعلب باعتباره الرد الآلي للبريد الإلكتروني
أخذ قالب البريد الإلكتروني خطوة أخرى إلى الأمام ، ماذا عن إعداد استجابة معلّقة كرد تلقائي للبريد الإلكتروني الوارد. سيتعين عليك الحفاظ على استجابة المعلبة عامة ، ولكنها طريقة رائعة للاعتراف بالطلبات أو الاستعلامات وبناء علاقة جيدة مع عميلك.
- افتح الإعدادات في Gmail وحدد علامة التبويب عوامل التصفية.
- حدد الرابط "إنشاء فلتر جديد" النص.
- قم بإنشاء معيار لتشغيل المرشح. من المحتمل أن يكون هذا فريدًا بالنسبة لك ، لذا حدد شيئًا ما يعمل.
- حدد إنشاء عامل تصفية مع هذا البحث في أسفل يمين النافذة.
- حدد إرسال استجابة المعلبة والاستجابة التي تريد استخدامها.
- حدد إنشاء مرشح.
الآن عندما يتم استيفاء معايير التصفية ، سيرسل Gmail ردك المعلب تلقائيًا. هذا مثالي للإشعارات أو التحديثات ويمكن ضبطه على التشغيل بطرق متعددة. من المستحيل بالنسبة لي أن أدرجها جميعًا هنا ولكنك ستتعرف على نمط في رسائلك الإلكترونية التي يمكنك استخدامها. على سبيل المثال ، ترسل جميع رسائل البريد الإلكتروني إلى عنوان بريدك الإلكتروني أو أي بريد إلكتروني يحتوي على كلمة "طلب". انت وجدت الفكرة.
