قد يكون إرسال بريد إلكتروني قبل الأوان أو عن طريق الخطأ تجربة صعبة.
راجع أيضًا مقالتنا "كيفية إعادة توجيه بريد إلكتروني تلقائيًا في Outlook"
تخيل إرسال رئيسك لقطة منتفخة ، مشوهة ونابضة من إصبعك الكبير المتألم مؤخرًا (والتي كان ينبغي إرسالها إلى صديقك) ، مع شرح: "يا صديق ، انظر إلى هذا الولد الشرير!" أو صور نفسك تكتب مقترحًا عن وظيفة ، ثم رش رسالتك بسخاء مع سلسلة من الأخطاء المطبعية السيئة التي تجعلك تبدو وكأنها مهووس أمي ، ثم النقر فوق زر "إرسال" بذهن شديد. الاشياء الصعبة ، في الواقع.
في بعض الأحيان ، يمكن أن يبدو التواصل المستند إلى البريد الإلكتروني وكأنه كارثة علاقات عامة صغيرة تنتظر حدوثها. إذا كنت خرقاء مثلنا ، وتميل إلى تخريب صورتك في ثوانٍ عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني سيئة التفكير ، فلا تقلق ، لأن هناك أمل في وجودنا في الأفق.
إن Microsoft نفسها هي التي تنقذنا هذه المرة ، والأشخاص الأذكياء هناك يفعلون ذلك من خلال تقديم ميزة في Outlook (برنامج إعداد الرسائل) التي يمكنها عكس إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، أو على الأقل تأجيلها !
، سنعرض لك كيفية جني فوائد هذه الميزة الضخمة بصراحة وبالتالي حفظ وجهك في العديد من المواقف المحرجة المحتملة في المستقبل. أيضًا ، سنشرح كيفية تمكين الميزة نفسها. (ليس بالضبط علم نووي ، لكنه لا يزال يستحق بعض التوضيح).
كيف يعمل النظام بعد ذلك؟
أولاً وقبل كل شيء ، دعنا نتعامل مع الفيل في الغرفة: نظام Outlook لا يتراجع عن الرسائل المرسلة بقدر ما يؤجل إرسالها ببضع دقائق. الآن ، قد يجعلك هذا التحول في الأحداث يظن أن الميزة الآنفة الذكر باهتة للغاية ، أو في الحقيقة ، عديمة الفائدة تمامًا ، لكن تحمل معنا هنا لبضع لحظات.
النظر في هذا.
يتم إرسال حصة عادلة من رسائل البريد الإلكتروني سيئة الإنشاء بسبب عدم تناسق عادي مثل نفاد الصبر أو مجموعة تململ الأصابع التي لا يمكن أن تنتظر للنقر فوق الزر "إرسال". لذلك ، يمكن أن تكون الميزة التي تؤخر إرسال رسالتك لبضع لحظات ميزة أساسية في ترسانة الوقاية من الكوارث ، إذا جاز التعبير!
إذا كنت كسولًا جدًا لفحص القواعد النحوية أو علامات الترقيم الخاصة بك ، أو ما إذا كان ما اختلقته للتو أمر منطقي في المقام الأول ، فإن ميزة "تراجع عن الإرسال" في Outlook ستضمن سلامتك. يشبه أحد تلك التطبيقات التي تستدعي سائق تاكسي لقيادة سيارتك ونفسك في المنزل في حال كنت في حالة سكر لا تستطيع القيام بذلك بنفسك.
ضع في اعتبارك أنك لا تزال بحاجة إلى النقر فوق بعض الأزرار لإجراء مكالمة. على غرار هذا الميكانيكي ، سيرسل Outlook الرسالة في النهاية ، بصرف النظر عن الوضع الرهيب الذي يحدثه. لذلك ، للاستفادة الجيدة من هذه الميزة ، لا تنس إجراء فحص سريع للجودة لمحتويات رسالتك قبل إرسالها إلى الأبد.
"تراجع عن إرسال" التوفر
"آه ، لكنها تأجيل الإرسال ، مع ذلك ، أليس كذلك؟" نعم نعم ، أنت تعرف ماذا كنا نعني. نحن نستخدم المصطلحين بالتبادل هنا. الشيء الجذاب هو أن هذه الميزة قد تكون جذابة لأنها غير متوفرة في جميع إصدارات Outlook.
للتأكد من دقتك ، يمكنك فقط استخدام خيار "التراجع عن الإرسال" في الإصدارات 2010 و 2013 و 2016 - وبالتالي الأحدث. بالنسبة إلى كبار السن ، يبدو أن هناك طريقة لاستخدامها ، ولكن يبدو أنها مليئة بالصعوبات واللوجستيات الصعبة والبؤس الشديد في بعض الأحيان. لكي تعمل الإصدارات القديمة ، يجب أن يكون لديك حساب Microsoft Exchange.
على هذا النظام الأساسي ، يتعين على المسؤول تشغيل الميزة ، ولكن حتى ذلك الحين يعمل فقط للأشخاص داخل المؤسسة. لجعل العيد كله أكثر متعة ، هناك خيار آخر في مكان يسمح للأفراد داخل الفريق بمنعك من استدعاء الرسائل المرسلة إليهم مباشرة. هذه فوضى.
على أي حال ، إذا كنت قد حصلت على الإصدارات الأحدث - فأنت على ما يرام. إن لم يكن - حظا صعبا.
كيفية إعداده - شرح متعمق لإجراء بسيط إلى حد ما
1. أولاً وقبل كل شيء ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" لتوسيعه. بمجرد حصولك على العرض الكامل لمعلومات الحساب ، انقر فوق القواعد والتنبيهات. سينقلك هذا إلى قسم يمكنك من خلاله إدارة القواعد القديمة وإنشاء قاعدة جديدة.
2. انقر فوق الزر "قاعدة جديدة" وانتظر المعالج لبدء. قد يستغرق هذا بضع لحظات ، ولكن من المحتمل أن يبدأ على الفور تقريبًا.
3. بمجرد تشغيل المعالج ، تأكد من النقر فوق "تطبيق قاعدة" على الرسائل التي أرسلها ، وسطر ستجده ضمن القسم الفرعي "البدء من قاعدة فارغة". لاحظ أن هناك أيضًا خيارًا لتمكين هذه الميزة للرسائل الواردة.
4. انقر فوق "التالي" ثم "نعم" لتطبيق القاعدة الجديدة التي أنشأتها للتو. سيقودك ذلك إلى المرحلة التالية من إنشاء وسائلك الخاصة للحفاظ على رسائلك المارقة المحتملة.
5. تتعلق المرحلة التالية باختيار مقدار الوقت الذي تحتاج إلى معالجته وتقليص ما كتبته. في النافذة المنبثقة التالية ، يلقي المعالج عليك ، تحقق من تأجيل التسليم بعدد دقائق. بعد الانتهاء من ذلك ، سيكون هناك نافذة منبثقة صغيرة يمكنك من خلالها إدخال القيمة التي تتخيلها. (على سبيل المثال 5 أو 10 دقائق)
6. بمجرد تعيين القيمة حسب رغبتك ، انقر فوق "موافق" ثم الزر "التالي" للاحتفال ببدء فصل جديد في برنامج معالج Outlook الخاص بك! (إنه مجرد تسمية كل شيء. بعد ذلك ، انتهى البرنامج لجميع النوايا والأغراض ، حقًا.)
7. كنتيجة نهائية كبرى ، استخدم مواهبك غير الطبيعية بشكل جيد وتوصل إلى اسم لقاعدتك الجديدة. (تأكد من تحديد مربع تشغيل هذه القاعدة ، بالمناسبة.) بعد ذلك ، تحقق من أنك لم تجعل اسم قاعدتك يبدو سيئًا ، انقر فوق إنهاء ، وفويلا - لقد حصلت على Outlook جديد تمامًا حكم لاستدعاء الخاصة بك!
خاتمة
جميع الأشياء التي تم وضعها في الاعتبار ، يبدو أن إضافة Microsoft لتأجيل الرسائل إلى نظام Outlook الأساسي لها هي ميزة سهلة الاستخدام وإنسانية يمكن أن توفر لك الكثير من الحرج عندما يتعلق الأمر بالتواصل عبر البريد الإلكتروني. ممتاز ، forsooth! من جانبنا ، نأمل أن تكون هذه المقالة مفيدة ، ونتمنى لك الكثير من تبادل البريد الإلكتروني الخالي من الأخطاء في المستقبل.
