كيفية تسليط الضوء على التكرارات في ورقة جوجل

سيطر Microsoft Excel على سوق جداول البيانات لسنوات عديدة. يعتمد كل من مستخدمي الأعمال والمستخدمين المنزليين على Excel لتنظيم وتحليل بياناتهم. سواء بالنسبة لقوائم التحقق ، أو الميزانيات ، أو السجلات المالية ، أو الرسوم البيانية ، أو أي نوع آخر من مجموعات البيانات ، فإن Excel يجعل من السهل تنظيم معلوماتك. كانت هناك بدائل بأسعار منخفضة ، وحتى في بعض الحالات مجانًا - ولكن إذا أردت أن يكون برنامج جداول البيانات الأقوى ممكنًا ، فأنت تريد استخدام Microsoft Excel.

راجع أيضًا مقالتنا كيفية إزالة التكرارات في أوراق Google

في عام 2006 ، ومع ذلك ، بدأ بديل آخر في التبلور. وذلك عندما قامت Google بطرح الأوراق ، كجزء من مجموعة مكتبها على الويب للنص وجداول البيانات والعروض التقديمية. استمرت عملية التطوير لسنوات ، وأصبحت الأوراق الآن - بينما لا تزال غير مطابقة للرطل مقابل Excel - بها نسبة كبيرة من وظائف Excel القياسية. لا تكلف الشرائع مستخدميها مئات الدولارات للشراء - في الواقع ، إنها مجانية تمامًا. على الرغم من أنه ليس منتجًا مثاليًا ، إلا أن أي شخص يبحث عن أداة جداول بيانات قوية على مستوى المستهلك لا يتعين عليه حقًا البحث عن صفحات Google. لا يمكن للأوراق أن تفعل كل ما يمكن أن يفعله Excel ، لكن الاحتمالات أنك لا تحتاج فعلاً إلى القيام بكل ما يمكن أن يقوم به Excel. إذا كانت الأوراق تفعل كل ما تحتاجه للقيام به ، فلن تحتاج إلى شراء Excel.

ومع ذلك ، فالحقيقة هي أن الأوراق لا يزال لديها العديد من القيود وبعض الأشياء التي هي تافهة في Excel هي عمل أكثر قليلاً في الأوراق. ربما واجهتك مشكلة حيث قمت بإضافة إدخالات مكررة بطريق الخطأ إلى جدول البيانات الخاص بك. بعد كل شيء ، كلما زاد عدد البيانات التي تضيفها ، زاد احتمال إدراج بيانات مكررة بطريق الخطأ في جدول بيانات ، مما قد يؤدي إلى التخلص من مجموعة البيانات التي كنت تعمل بجد لجمعها. هذا سيء بما فيه الكفاية ، ولكن الجزء الأسوأ يأتي لاحقًا عندما تحاول إلقاء نظرة على عملك. نظرًا لأن جداول البيانات يمكن أن تكون مستندات طويلة ، يصبح من الصعب تحديد العناصر المكررة وإزالتها مع مرور الوقت ، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء في حساب عملك دون وجود مصدر واضح للمصدر الذي تأتي منه المشكلة.

لحسن الحظ ، وجدنا عدة طرق مختلفة لتسليط الضوء على التكرارات داخل صفحات Google. من المهم ألا تؤدي طريقتنا إلى إزالة المعلومات المكررة تلقائيًا ، حيث أن جميع التكرارات ليست أخطاء. ولكن إذا تم تسليط الضوء عليه للتو ، فيمكنك تحديد أي منها لا يحتاج إلى أن يكون هناك بنفسك ، دون الحاجة إلى التمشيط عبر جدول البيانات بأكمله. ، سأعرض عليك بعض الطرق المختلفة لتسليط الضوء على البيانات المكررة أو إزالتها في الأوراق.

نظرًا لأننا نرغب في أن تقوم Google Sheets بتسليط الضوء تلقائيًا على معلوماتنا الخاصة بنا ، فإننا سنستخدم صيغة لإخبار Sheets بتقديم معلومات محددة وفريدة من نوعها وتمييزها. هناك بالفعل طريقتان لإجبار الأوراق على تمييز المعلومات المنسوخة: الأول يسلط الضوء على جميع المعلومات المكررة للتأكيد اليدوي ، في حين أن الثانية ستنسخ خلايا فريدة إلى عمود محدد ، مما يتيح لك التحقق من الاختلافات وحذفها عند الضرورة.

الأسلوب 1: تمييز التكرارات باستخدام اللون

بقدر ما تكون قادراً على تحديد الأخطاء في جداول البيانات الخاصة بك ، فإن استخدام إبرازات اللون لتسليط الضوء على أي معلومات تم إدخالها بشكل غير صحيح هي الطريقة الأكثر وضوحًا والأكثر وضوحًا للذهاب. من خلال تسليط الضوء على المعلومات ، من السهل تحديد الأخطاء بسرعة كبيرة ، حيث يمكنك ببساطة تشغيل قائمة المحتويات التي تحتاج إلى تحديدها. سنستخدم تمييزًا أحمر في هذه الخطوة لتحديد المحتوى المكرر الخاص بنا ، نظرًا لأن اللون الأحمر يلفت الأنظار (خاصة بالمقارنة مع نظام الألوان الأبيض والرمادي المعتاد للأوراق) وهو اللون العالمي لرسائل الخطأ.

ابدأ بفتح ملف "الأوراق" الذي تريد التحقق منه. ستحتاج إلى التأكد من أن المعلومات الخاصة بك منظمة بشكل جيد بواسطة كل من العمود والصف ، من أجل التحقق بسهولة من المحتوى في المستند ؛ لا حاجة لجعل عملك الخاص أكثر صعوبة. الآن ، قم بتمييز العمود الذي تريد الفرز في أعلى المستند وحدد "تنسيق" في القائمة العلوية من المستند. حدد "التنسيق الشرطي" من قائمة الخيارات في هذه القائمة ، وستظهر قائمة بديلة على الجانب الأيمن من الشاشة. في هذه القائمة ، حدد النطاق باستخدام مجموعات الحروف والأرقام المقابلة (على سبيل المثال ، A1 إلى A76).

بمجرد تحديد المحتوى الخاص بك ، قم بتغيير "تنسيق الخلايا إذا" إلى "صيغة مخصصة" في القائمة المنسدلة واكتب أو الصق التالي دون علامات اقتباس: "= countif (A: A، A1)> 1" في المربع الموجود أسفل القائمة الخاصة بك. هذا سيكمل صيغة المحتوى الخاص بك. بمجرد تعيين هذا ، قم بتغيير نمط التنسيق لتسليط الضوء على المحتوى الخاص بك مع خلفية خلية حمراء ، وانقر فوق أيقونة عمله في القائمة الخاصة بك. سيقوم جدول البيانات الخاص بك الآن بتسليط الضوء على الخلايا المكررة باللون الأحمر ، ويمكنك مسح التحديد بحثًا عن أي تكرارات. تأكد من صحة التكرارات الموجودة ، ثم احذف التكرارات غير الصحيحة. أغلق قائمة التنسيق ويمكنك استعادة اللون الطبيعي للخلايا الخاصة بك.

الطريقة 2: نسخ الخلايا الفريدة فقط

بدلاً من ذلك ، إذا كنت تفضل فرز بياناتك الأولية تلقائيًا ، فإن نسخ الخلايا الفريدة فقط بدلاً من الخلايا المكررة الخاصة بك يمكن أن يكون مفيدًا حقًا للفرز والتصفية بسرعة. إذا كنت متأكدًا من صحة معلوماتك وتفضل فقط إزالة المعلومات المكررة التي لا تحتاج إليها ، فعليك تجربة هذه الطريقة بدلاً من ذلك.

كما هو الحال في الخطوة الأخيرة ، ابدأ بفتح المستند الذي تريد الفرز داخل أوراق Google. قم بتمييز العمود الذي ترغب في تعديله. بمجرد إبراز الخلية ، انقر فوق خلية فارغة في أعلى عمود فارغ للتأكد من نقل معلوماتك إلى جانب المخطط. سيتم استخدام هذا العمود لعرض نتائج الفرز والمعادلة أدناه. الآن ، في الجزء العلوي من المستند في مربع إدخال الصيغة ، اكتب ما يلي أو الصقه دون علامات اقتباس: "= UNIQUE ()". ستخبر هذه الصيغة الأوراق بأن تقوم بنسخ وعرض مدخلات الخلية الفريدة فقط وتجاهل أي معلومات تنسخ الخلايا الأخرى أو تكررها. ضمن أقواس الصيغة أعلاه ، تأكد من كتابة إحداثيات الخلية باستخدام طريقة جدول البيانات القياسية (على سبيل المثال ، الكتابة (A1: A75) سوف تفحص جميع المعلومات من العمود A الصف 1 ، إلى العمود A الصف 75). بمجرد إدخال المعلومات الجديدة ، اضغط على enter لنقل بياناتك الجديدة إلى العمود الذي حددته سابقًا. بمجرد اكتمال ذلك ، يمكنك إما التحقق يدويًا أو استيراد بياناتك إلى جدول بيانات العمل.

الطريقة الثالثة: استخدام وظيفة إضافية

تجدر الإشارة إلى أن هناك عددًا من المكونات الإضافية المتاحة للاستخدام مع Google Sheets عبر الإنترنت من خلال Chrome Web Store ، بما في ذلك أداة لإزالة إدخالات البيانات المكررة تلقائيًا من المستند. "إزالة التكرارات" هي أداة ذات اسم مناسب يتم توفيرها بواسطة وحدات بت مطور البرامج التي تتيح لك العثور بسرعة على التكرارات عبر ورقة كاملة من المعلومات أو من خلال البحث حتى عمودين في وقت واحد. يمكنك نقل النتائج وحذفها وإبرازها ، تمامًا كما يمكنك مع مهام الصيغة المذكورة أعلاه ، على الرغم من أن هذه العملية أكثر آلية بكثير مما رأيناه سابقًا ، لذلك ضع ذلك في الاعتبار إذا كنت تريد مزيدًا من التحكم في العملية. تتضمن الأداة إعدادين للمعالج يتيحان لك العثور على التكرارات أو الصفات الفريدة وحذفها من المستند ، مما يجعل من السهل تتبع المعلومات أثناء تنقلك.

بشكل عام ، قد يكون استخدام أداة المعالج للعثور على معلوماتك يستحق ذلك على المدى الطويل للمستخدمين الذين يبحثون باستمرار عن التكرارات في جداول البيانات الخاصة بهم ، ومن الأفضل أن يقضوا وقتهم في عمل شيء آخر ، ولكن المستخدمين الذين يحتاجون فقط إلى التحقق مرة واحدة أو قد يكون وضعك مرتين كل بضعة أشهر في وضع أفضل بمجرد استخدام أدوات الصيغة أعلاه لتحديد معلوماتها يدويًا. ومع ذلك ، فإن Remove Duplicates لها تصنيف قوي على سوق Chrome الإلكتروني ، مع مراجعات قوية وفريق تطوير نشط يستجيب للنقد والشكاوى. بشكل عام ، يعد هذا اختيارًا رائعًا إذا كنت تبحث عن طريقة أكثر بساطة لفرز المحتوى الخاص بك والعثور على التكرارات في جدول بيانات.

الطريقة الرابعة: استخدام أداة إزالة التكرارات

تذكر أنني تحدثت أعلاه حول كيفية استمرار Google في طرح ميزات جديدة لإضافتها إلى قوة الأوراق؟ حسنًا ، بما أنه تمت كتابة هذه المقالة في الأصل ، فقد قاموا بالفعل بإضافة أداة "إزالة التكرارات" كاملة الميزات إلى الحزمة الأساسية. إنها أداة بسيطة جدًا للاستخدام ، وسأرشدك خلالها. دعنا نأخذ جدول بيانات نموذجي ، مع قائمة من ألعاب الطاولة … وإذا قرأت عن كثب ، سترى أنني وضعت بعض التكرارات في القائمة.

لاستخدام الأداة ، كل ما نحتاج إلى فعله هو تحديد منطقة البيانات التي نريد إلغاء التكرار فيها. لاحظ أنه يمكننا تحديد صفوف أو أعمدة بحرية ؛ إذا قمنا بتضمين عمود "السعر" ، فستظهر وظيفة "إزالة التكرارات" في العنوان والسعر لتحديد ما إذا كان الصف مكررًا أم لا. بمجرد تحديد منطقة البيانات ، انتقل إلى البيانات> إزالة التكرارات. اقبل القيم الافتراضية في مربعات الحوار وفويلا - يتم إلغاء البيانات المكررة تلقائيًا.

الطريقة الخامسة: استخدام PivotTable للبحث عن صفوف مكررة

تطبق الأوراق مجموعة كاملة من وظائف PivotTable ، وهي أداة مفيدة للغاية للنظر عن كثب في البيانات. لا يؤدي استخدام PivotTable إلى حذف الصفوف المكررة تلقائيًا ؛ بدلاً من ذلك ، سيوفر تفصيلًا للصفوف التي يتكرر فيها الصفوف ، حتى تتمكن من الاطلاع على بياناتك يدويًا ومعرفة ما إذا كان هناك أي شيء قد انتهى. يعد إنشاء PivotTable أكثر ارتباطًا بقليل من الطرق الأخرى التي عرضتها عليك ، لكن الأمر يستحق معرفة كيفية القيام بذلك وسأرشدك خلاله.

أولاً ، حدد جميع بيانات الجدول ، ثم انتقل إلى البيانات> جدول محوري.

يمكنك ضبط نطاق البيانات هنا إذا كنت ترغب في ذلك ، وكذلك تحديد المكان الذي يجب أن تذهب إليه PivotTable. سوف أضعها في ورقة جديدة وأقبل النطاق الذي أعطيته بالفعل. عندما نضغط على "إنشاء" ، سيتم فتح PivotTable فارغ عند نقطة الإدراج … لكن PivotTable فارغ لا يفيدنا. يجب أن نخبرها بالمعلومات التي يجب تحليلها.

سنقوم بتحديد "إضافة" بجوار الصفوف ، وإضافة الصف "العنوان". ثم ضمن القيم ، سنقوم بتحديد "إضافة" وتحديد "العنوان" مرة أخرى ، ثم قبول وظيفة COUNTA كإعداد افتراضي. (إذا كنا نبحث عن بيانات رقمية مكررة ، فسنستخدم COUNT ؛ COUNTA مخصصة لحساب حقول النص.)

بمجرد إجراء هذه التحديدات ، يتم تحديث PivotTable تلقائيًا ، والآن يمكننا رؤية النتيجة النهائية.

لاحظ أن عمود COUNTA يحتوي على عدد المرات التي يظهر فيها كل عنوان. هناك 1 لمعظم الألقاب ، لكن كل من Axis & Allies and Castle Risk تظهر 2. وهذا يعني أن هناك حالتان لكل من هذه الألقاب في المخطط. كما ترون ، فإن طريقة PivotTable أكثر انخراطًا ولكنها تمنحك أيضًا تقريرًا محددًا عن مكان تكراراتك ، مما قد يكون مفيدًا جدًا في تحليل البيانات.

***

غالبًا ما تكون جداول البيانات أكثر تعقيدًا من المستندات المماثلة الموجودة في مستندات Google أو في Microsoft Word. نظرًا لأنها مصممة للتعامل مع البيانات المنظمة ، فمن المهم التأكد من دقة المحتوى الخاص بك في جميع الأوقات. يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بخلية مكررة في ملفاتك إلى حدوث بعض المشكلات الخطيرة في بياناتك إذا لم تكن حريصًا ، خاصةً عند محاولة تصنيف المعلومات المالية في جدول بيانات مفيد. ومما يزيد الأمور تعقيدًا ، أن محاولة العثور على الخلية الخاطئة لوحدك يمكن أن تكون متاعب مستحيلة تقريبًا إذا كانت جدول البيانات كبيرًا. لحسن الحظ ، فإن تحديد خلايا البيانات المتطابقة وإزالتها وحذفها أمر سهل بشكل مدهش في أوراق Google ، وهو أمر إيجابي إذا كنت تتعامل باستمرار مع جداول البيانات في سير العمل اليومي الخاص بك. وإذا كنت تبحث عن شيء ما يجعل من السهل عليك فرز المحتوى الخاص بك ، فيمكنك دائمًا استخدام وظيفة إضافية مثل "إزالة التكرارات" للتأكد من أن معلوماتك مرتبة ومنظمة بشكل جيد. في عام 2019 ، لا يوجد سبب للاحتفاظ بجدول بيانات فوضوي مليء بالأخطاء ، لذا تأكد من صحة بياناتك والتحقق من صحة معلوماتك باستخدام الطرق الموضحة أعلاه.

هل تريد المزيد من المعلومات حول أوراق Google؟

العثور على التكرارات هو شيء واحد ، ولكن يجب عليك مراجعة البرنامج التعليمي الخاص بنا حول كيفية حساب التكرارات في أوراق Google.

يستخدم الإحصائيون وظيفة القيمة المطلقة للعديد من الأغراض ، وسنوضح لك كيفية استخدام القيمة المطلقة في أوراق Google.

هل تريد تأمين جداول البيانات الخاصة بك؟ إليك كيفية تأمين صيغة في صفحات Google.

إذا كنت تريد مقارنة البيانات بين الأعمدة ، فراجع دليلنا الكامل لمقارنة الأعمدة في جداول بيانات Google.

هل تعلم أنه يمكنك الاحتفاظ بالتقويم ومعلومات الجدول الزمني في الأوراق؟ ما عليك سوى قراءة البرنامج التعليمي الخاص بنا حول العمل مع معلومات التاريخ والوقت في صفحات Google.