يعد مُحرر مستندات Google طريقة ثورية لإدارة الملفات والمستندات في العصر الحديث. يتيح لك التعاون الفوري مع مختلف المستخدمين مع توفير إمكانية الوصول إلى المعلومات من أي جهاز متصل بالإنترنت.
راجع أيضًا مقالتنا كيفية حذف جميع المستندات في مُحرر مستندات Google
ومع ذلك ، عند العمل في مُحرر مستندات Google - خاصةً إذا كنت تدير هذه الملفات كل يوم - فمن الأهمية بمكان أن تظل منظمًا بشكل لا يصدق. إذا لم تقم بذلك ، فإنك تخاطر بفقدان البيانات المهمة وإضاعة الوقت في البحث عن الأشياء التي قد تكون وجدت على الفور.
للمساعدة في التنظيم في محرّر مستندات Google ، تريد استخدام المجلدات. تعد المجلدات رائعة لأنها تساعدك في تجميع أفكار موضوع مختلفة في مقطع رقمي واحد. يمكنك استخدامها للتنظيم حسب مكان العمل ، والمفهوم ، والفئة ، وأكثر من ذلك. ومع ذلك ، لا يمكن لمحرر مستندات Google إنشاء مجلدات في حد ذاته. بدلاً من ذلك ، أنت تقوم بإنشائها فعليًا داخل Google Drive - وهو نظام يرتبط مباشرة ببرنامج Google الآخر. لا تقلق العملية لا تزال بسيطة بشكل لا يصدق.
سنشرح لك في هذا الدليل كيفية إنشاء مجلد في Google Drive لتنظيم مستندات Google الخاصة بك.
كيفية جعل مجلد في جوجل محرك
لإنشاء مجلد في Google Drive ، سترغب في فتح المتصفح المفضل لديك. بعد ذلك ، انتقل إلى Google Drive ، وقم بتسجيل الدخول ، وستتمكن من الوصول إلى جميع الملفات والمستندات أمامك.
من هنا ، يمكنك إما إنشاء مستند جديد لتنظيم أو اختيار المستندات التي تحتاج إلى وضعها.
في وثيقة المنظمة
إذا كنت في مستند مُحرر مستندات Google ، فيمكنك الانتقال إلى مفتاح المجلد بجوار العنوان. من هناك ، يتم منحك خيار تسمية مجلد جديد أو إضافة المستند إلى مجلد موجود. إذا كنت ترغب في إضافتها إلى مجلد موجود ، فانقر على المجلد المعين واختر "نقل هنا" وسيتم وضع المستند في مكان الحجز الرقمي.
تنظيم خارج المستند
كما تعلم ، يدير Google Drive مستندات Google و Google Sheets و Google Slides. يمكّنك هذا من تنظيم كل هذه الأجزاء الثلاثة وأفكار المواضيع في واحدة.
عندما تكون في Google Drive ولكن ليس في أي مستند محدد ، فستكون في قائمة بجميع ملفاتك. لتنظيمها ، انتقل إلى أعلى اليسار وحدد الزر "جديد". من هذه القائمة المنسدلة ، قم بالتمرير لأسفل إلى قسم "المجلد" ، وسيظهر مقطع جديد. قم بتسمية المجلد ، وسوف يظهر في قائمة المستندات الخاصة بك.
تضع القائمة المجلدات أعلى من الملفات ، لذلك ضع ذلك في الاعتبار. في هذه القائمة ، لديك بعض الخيارات المختلفة للمؤسسة. يمكنك سحب بياناتك أعلى المجلدات ، وسوف تضعها هناك. أو يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق أحد الملفات وتحديد "نقل إلى" ، وسيوفر قائمة بالمجلدات التي يمكنك نقل المستند إليها.
كلاهما سريع بشكل لا يصدق ، وسوف تفعل كل طريقة بالضبط ما تحتاجه للقيام به: تنظيم الملفات والمستندات الخاصة بك.
إدارة المجلدات
بمجرد تنظيم ملفاتك ، يمكنك إدخال مستوى جديد من التنظيم: تنظيم المجلدات.
يمكنك نسخ المجلدات ولصقها ونقلها إلى مجلدات فرعية وحذفها والمزيد. لإدارة مجلد ، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوقه في القائمة واختيار أيهما تريد من المربع المنسدل الناتج.
تسهل المجلدات أيضًا مشاركة مجموعات المستندات مع مستخدمين آخرين. بدلاً من مشاركة كل ملف بمفرده ، يمكنك إنشاء مجلد لتكديس مستندات مختلفة داخلها والسماح للآخرين بإدارته. من خلال مشاركة هذا الرابط ، يمكن للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول تحميل مستندات جديدة ، والوصول إلى الآخرين ، والمزيد في الوقت الفعلي. لم يعد عليك الانتظار حتى يتم تحميل مستند ثم مشاركته يدويًا بعد الانتظار طوال ذلك الوقت - شكوى مشتركة مع متعاونين متكررة في Google Drive.
القدرات الخارجية
يمكنك أيضًا فتح مجلدات Drive في تطبيقات أخرى مثل تطبيق الدردشة التجارية أو Slack أو تطبيق الإدارة Airtable. يمكن أن يكون للمجلدات ألوان مختلفة أيضًا ، ويمكنك تمييزها بنجمة لتسهيل الوصول إليها. إمكانيات تنظيم ملفات Google Drive لا حصر لها.
الآن بعد أن عرفت كيفية تنظيم ملفات Google Drive ، تأكد من قضاء بعض الوقت في التعرف على أفضل عملية لك. بعض الأشخاص يفضلون المجلدات المختلفة لكل شيء ، بينما يفضل البعض الآخر تجميع المجموعات الكبيرة في مجلد واحد مع المجلدات الفرعية داخل ذلك. في كلتا الحالتين ، سوف يوفر لك النظام المؤسسي الرائع في Google Drive الأدوات اللازمة للحفاظ على تقدم عملك بدلاً من قضاء الوقت في البحث عن مستندات وملفات مختلفة.
