كيفية نقل المستندات في شير

تعد إدارة المستندات أحد أهم الأمور في SharePoint. في الأعمال التجارية ، المستندات غالبًا ما تتطور. قد يبدأوا على OneDrive for Business وينتهي بهم المطاف في موقع فريق المنظمة. غالبًا ما تغير المستندات المواقع ، لذا فإن معرفة خصوصيات وعموميات نقل المستند في SharePoint أمر بالغ الأهمية.

طرق متعددة للقيام بذلك

روابط سريعة

• طرق متعددة للقيام بذلك
  • 1. ملف مستكشف
  • 2. الانتقال إلى / نسخ إلى
  • 3. إدارة المحتوى والبنية
  • 4. منظم المحتوى
  • 5. أداة ترحيل SharePoint
  • 6. منتجات الطرف الثالث
  • 7. حل مخصص
• اختر طريقتك

يعلم كل من عمل في SharePoint أن هناك العديد من الطرق لإنجاز مهمة معينة. نقل المستندات ليست استثناء. ما إذا كنت ستنتهي باستخدام File Explorer أو أداة الترحيل يعتمد على عدد من العوامل ، مثل عدد المستندات المنقولة ، وأهمية الاحتفاظ بمحفوظات الإصدار ، والبيانات الوصفية ، وأكثر من ذلك.

1. ملف مستكشف

لنقل مستند باستخدام File Explorer ، افتح كل من مكتبات المستندات الهدف والمصدر (لا يهم إذا كان هو نفس الموقع). حدد File Explorer في القائمة المنسدلة. هذا يفتح طريقة عرض المستكشف لكل من المكتبات. استخدم السحب والإفلات لنقل العناصر بين عرضتي المستكشف.

يمكنك نقل كل من المجلدات والملفات والاحتفاظ بأنواع المحتوى إذا كان لكل من الموقعين المصدر والمستهدف أنواع محتوى محددة. تحتفظ هذه الطريقة أيضًا بالبيانات التعريفية المخصصة إذا تم تعريف كل من المصدر والموقع المستهدف باستخدام نفس البيانات التعريفية.

ومع ذلك ، فإن العملية يدوية وهي نسخة أكثر من نقلها ، مما يعني أنه يجب عليك حذف العناصر المصدر بعد النقل. لا يحتفظ بمحفوظات الإصدارات أو التي تم إنشاؤها أو إنشاؤها أو تعديلها أو تعديلها حسب الخصائص.

2. الانتقال إلى / نسخ إلى

على الرغم من أنها مفيدة وبسيطة ، فإن أوامر الانتقال إلى ونسخها متوفرة فقط على SharePoint Online. يتيح لك هذا الخيار نقل المستندات من OneDrive for Business أو SharePoint إلى وجهة في SharePoint أو OneDrive. حدد الملف وانقر فوق أي من الأمرين. سينقل خيار الانتقال إلى المستند المستند إلى بيانات التعريف وحماية محفوظات الإصدار إلى مجلد مختلف داخل نفس المكتبة أو إلى مكتبة أخرى أو إلى موقع مختلف.

هذه الطريقة مثالية للمستخدمين النهائيين ، لأنها بسيطة ومباشرة. انها تسمح لك لنسخ ونقل الملفات والمجلدات. أفضل شيء هو أنه يحتفظ بأنواع المحتوى ، محفوظات إصدار البيانات التعريفية المخصصة ، وأنشأها ، أنشأها ، تم تعديلها وتعديلها حسب الخصائص. ومع ذلك ، يحتفظ أمر " نسخ إلى" بأحدث إصدار فقط - الجانب السلبي الرئيسي هو أن هذه الطريقة حصرية لـ SharePoint Online.

3. إدارة المحتوى والبنية

إذا قمت بتمكين ميزة البنية التحتية للنشر في SharePoint Server ، فستتمكن من رؤية ارتباط إدارة المحتوى والهيكل عند الانتقال إلى إدارة الموقع . باستخدام هذه الميزة ، يمكنك نقل / نسخ المستندات. هذا هو واحد من أفضل الاختراقات التي ستساعدك على نقل مستندات متعددة في وقت واحد مع الاحتفاظ بمحفوظات الإصدار ، وإنشاء ، وتعديل ، وتعديل بواسطة الخصائص. يتم الاحتفاظ بنوع المحتوى والبيانات الوصفية أيضًا باستخدام هذه الطريقة.

ومع ذلك ، سيتعين عليك تشغيل ميزة النشر. حتى ذلك الحين ، لن تتمكن من نقل مجلدات متعددة. ربما يكون الجانب السلبي الأكبر في هذه الطريقة هو أنك يجب أن تكون صاحب موقع لاستخدامه. أوه ، وهو يعمل فقط داخل موقع واحد.

4. منظم المحتوى

ما عليك سوى تنشيط ميزة "منظم المحتوى" ثم تحديد قواعد التوجيه التي تريد استخدامها ووضع المستند الذي تريد نقله إلى المكتبة المنسدلة. تسمح لك هذه الطريقة أيضًا بنقل المستندات إلى أي موقع آخر. يستغرق التكوين بعض الوقت ، ولكن عليك فقط القيام بذلك مرة واحدة. كما أنه يحتفظ بأنواع المحتوى والبيانات التعريفية المخصصة.

على الرغم من أنه لا يحتفظ بسجل الإصدار ويتطلب مسؤولًا ، إلا أنه يحتوي على ميزة مفيدة تتيح لك توجيه المستند إلى مجلد.

5. أداة ترحيل SharePoint

تعرف Microsoft أن نقل المستندات في SharePoint يمكن أن يكون عملية صعبة بعض الشيء. هذا هو السبب في أن الشركة توصلت إلى أداة الترحيل المجانية في SharePoint. تعالج هذه الأداة كل شيء بدءًا من عمليات الترحيل الصغيرة إلى الكبيرة الحجم التي يمكن أن تشمل الملفات والمجلدات وحتى القوائم من موقع SharePoint الخاص بك. يتم نقل العناصر إلى OneDrive أو SharePoint.

تتمثل الميزة الأكثر وضوحًا لهذه الطريقة في قدرة الأداة على التعامل مع عمليات الترحيل الكبيرة. كما أنها قابلة للتخصيص للغاية وتحتفظ بتاريخ الإصدار. ومع ذلك ، فهو غير متوافق مع إصدارات SharePoint قبل عام 2013. وعلى النقيض من ذلك ، فإن بعض منتجات ترحيل الجهات الخارجية تكون قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة.

6. منتجات الطرف الثالث

معظم منتجات ترحيل مستندات الجهات الخارجية عالية الجودة ليست مجانية ، لكنها تميل إلى الأداء بشكل خيالي ، خاصة بالنسبة لعمليات الترحيل واسعة النطاق. أنها تميل إلى أن تكون قابلة للتخصيص وقابلة للتخصيص للغاية. معظم هذه المنتجات قادرة على الاحتفاظ بكل شيء ، بما في ذلك أنواع المحتوى ، والبيانات الوصفية ، وجميع الخصائص ، وتاريخ الإصدار.

من ناحية أخرى ، هذه الطريقة لا تكلف مالا. عندما تفكر في حقيقة أنك تدفع ثمن أداة ستساعدك في نقل المستندات ، فسوف تبدأ في التساؤل عن سبب عدم توفر SharePoint بالفعل لخيار سهل الاستخدام. الجانب السلبي الآخر هنا هو أن منتجات الجهات الخارجية تتطلب من المسؤول تكوينها وتشغيلها.

7. حل مخصص

أخيرًا ، يمكنك ترميز الحل المخصص الخاص بك عبر مجموعة متنوعة من التقنيات مثل REST API. لا يتعين على المستخدم النهائي توجيه أي شيء ، ويمكنك تخصيص ما تريد ، ويمكنك التأكد من الاحتفاظ بكل شيء داخل المستندات. من ناحية أخرى ، يجب أن تكون قادرًا على الترميز وقضاء بعض الوقت في كتابة التعليمات البرمجية والحفاظ عليها ، والتي قد تكون صعبة بشكل خاص في وقت تحديثات المنتج.

اختر طريقتك

هناك طرق أكثر لنقل المستندات في SharePoint ، ولكن يجب أن تغطي هذه معظم احتياجاتك. فكر في ما تحتاجه أولاً ، وسرعان ما ستعرف بالضبط الطريقة التي يجب استخدامها لكل منها.

أي من هذه الطرق تفضل؟ هل استخدمت أكثر من واحد؟ مناقشة.