إذا كانت مؤسستك تستخدم محرّر مستندات Google أو G Suite أو تعمل مع مؤسسات تعمل ، فتعرف على من شاهد المستند وما هي المعلومات المفيدة. من التأكد من قيام الجميع بقراءة مسودة أو بنود وشروط أو تقديمك الأخير أو سياساتك أو إجراءاتك أو أي مستند مهم آخر ، تكون قادرًا على معرفة من فعل ماذا ومتى يعد مكونًا أساسيًا في أي موقف يتعلق بمسألة المساءلة.
راجع أيضًا مقالتنا كيفية تثبيت الخطوط المخصصة لمحرّر مستندات Google
حتى وقت قريب ، لم تتمكن من رؤية من قام بمشاهدة مستند Google. يمكنك أن ترى من قام بتحريره ولكن ليس من قام بقراءته. إذا لم يقوموا بحفظ أو تعديل أو ترك تعليق ، فلن تكون لديك فكرة عما إذا كان شخص معين قد قرأ أحدث إصدار من المستند على الإطلاق. أيضًا ، نظرًا لأنه يمكنك مشاركة محرّر مستندات Google بأذونات للقراءة فقط ، يمكنك مشاركة المستند مع بعض الأشخاص بقصد مراجعة المستند دون إجراء أية تغييرات.
الآن ، إذا كنت تعمل داخل مؤسسة ، فيمكنك تكوين الأشياء حتى تتمكن من معرفة من قام بمشاهدة مستند Google. لا يزال يتعذر عليك رؤية من قام بمشاهدة Google Doc إذا كنت تستخدم Google Doc في الإصدار المجاني من تطبيقات Google.
أضافت Google مؤخرًا القدرة على معرفة من قام بمشاهدة Google Doc إلى G Suite ، والذي يتضمن تطبيقات Google واستضافة بريد إلكتروني موثوق بها. تحظى G Suite بشعبية كبيرة لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في إعداد استضافة البريد الإلكتروني لاسم نطاق الشركة.
مراقب نشاط G Suite
إذا كنت تستخدم G Suite داخل إحدى المنظمات وقمت بمشاركة مستند Google مع آخرين للتعاون أو لمجرد قراءة المستند ، يمكنك استخدام Activity Monitor لمشاهدة "سجل العرض" لملف Google Doc.
- افتح مستند Google الذي ترغب في الاطلاع على سجل العرض
- ثم انقر على أيقونة سهم الاتجاه التصاعدي في الجزء العلوي الأيمن أو انتقل إلى القائمة المنسدلة " أدوات "
- افتح مراقب النشاط
- بعد ذلك ، انقر فوق جميع المشاهدين لعلامة تبويب مؤسستك
ستمكنك هذه العملية من تتبع طرق العرض في المستند ، بما في ذلك تاريخ ووقت العرض الأخير لكل عارض. إذا لم تشاهد خيار محفوظات العرض في مستند Google ، فمن المحتمل أن يعني ذلك أنك سجلت الدخول إلى الإصدار المجاني من محرّر مستندات Google الذي يأتي مع كل حساب تطبيقات Google تحصل عليه من خلال حساب Gmail.
اتجاهات المشاهدين والتعليقات
بالإضافة إلى معرفة من قام بمشاهدة مستند Google الخاص بك ومتى يمكّنك "Activity Activity" أيضًا من رؤية اتجاهات عند مشاهدة الأشخاص لمستندك أو التعليق عليه.
Viewers Trend - يعرض لك مخططًا شريطيًا لعدد المشاهدين الفريدين خلال أي فترة زمنية تختارها من 7 أيام إلى "كل الوقت"
Trend Trend - يعرض لك شريط الرسوم البيانية لاتجاه التعليقات على أي فترة زمنية من 7 أيام إلى "كل الوقت"
قم بإيقاف تشغيل "عرض السجل"
يمكنك إيقاف تشغيل الميزة إذا كنت تعمل على ملف سري أو شيء ليس للاستهلاك العام. على الرغم من أنه لا يضيف إلى الخصوصية ، إلا أنه يعد إعدادًا لوضع العقل في سهولة.
- افتح Google Doc
- انقر فوق سهم الاتجاه التصاعدي في الجانب العلوي الأيمن من المستند أو انتقل إلى " أدوات" من القائمة المنسدلة
- افتح مراقب النشاط
- ضمن إعداد المستند ، قم بتبديل إظهار محفوظات العرض الخاصة بي لإيقاف تشغيل هذا المستند
معرفة من قام بتغيير Google Doc
يعد عدد مرات المشاهدة مفيدًا للمساءلة وللتأكد من أن الأشخاص الذين ترسلهم مستندًا لقراءته بالفعل ولكن التحكم في الإصدار أكثر أهمية. خاصة إذا كنت تعمل في صناعة منظمة. يعد التحكم في الإصدار أمرًا قام به محرّر مستندات Google لفترة من الوقت وسيظهر من قام بتحرير مستند أو حفظه أو مشاركته.
إذا كنت مهتمًا بالتحكم في الإصدار أو كنت تريد التأكد من عدم إجراء أي تغييرات ، فلن تحتاج إلى ذلك دون إغلاق الملف ، يمكنك معرفة ذلك.
- افتح مستند Google الذي تريد تتبعه
- حدد ملف وتاريخ الإصدار
- حدد راجع محفوظات الإصدار
يجب أن تظهر نافذة شريط التمرير على يمين الشاشة تظهر كل عملية حفظ وتحرير للمستند المعني. بناءً على كيفية إعداد G Suite أو محرّر مستندات Google ، يمكنك أيضًا مشاهدة هذه البيانات من خلال تحديد الرابط "آخر تعديل كان …" أعلى المستند. يأخذك إلى نفس المكان بالضبط.
ضمن نافذة الشريحة هذه ، يجب أن يتوفر لديك أيضًا خيار عرض الإصدار السابق من المستند قبل إجراء التعديلات. يعد هذا أمرًا ضروريًا للتحكم في الإصدار نظرًا لأن لديك مسار تدقيق حول التغييرات التي تم إجراؤها ومتى وأين. من المفيد أيضًا إجراء بعض التغييرات ، والنوم عليها ، وتغيير رأيك وتغييرها.
معرفة من الذي شارك Google Doc الخاص بك
يمكنك أيضًا معرفة من شارك Google Doc ومتى. يمكنك أيضًا مشاهدة إعدادات المشاركة حتى تتمكن من التحكم بشكل أفضل في الوصول إلى المستند.
- افتح Google Drive وحدد رمز الجولة "i" في الجزء العلوي الأيمن
- حدد نشاط من شريط التمرير الذي يظهر على اليمين
يجب أن ترى ما إذا كانت الوثيقة قد تمت مشاركتها أم تمت مشاركتها ، ومن آخر من قام بتحرير المستند ومتى تم اتخاذ الإجراء الأخير عليه. إنه موجز ولكنه يخبرك بما تحتاج إلى معرفته.
يمكنك أيضًا التحقق من داخل المستند عن طريق تحديد مشاركة. سوف تظهر أسماء الأفراد في نافذة منبثقة. إذا كان هناك عدة أشخاص ، فحدد اسمًا وستظهر قائمة بجميع الأسماء.
هذه هي الطريقة لمعرفة من قام بمشاهدة مستند Google الخاص بك أو قام بتغييره أو شاركه أو تفاعل معه بأي طريقة. إنه يعمل فقط مع G Suite و Google Docs المسجلة في المنظمات وليس الأفراد ولكن يعمل!
