إذا كان لديك قائمة بالأسماء الكاملة ، فقد يكون من المفيد تقسيمها إلى أول وأسماء أخيرة. قد تحتاج إلى إنشاء قائمة بأسماء العملاء أو الموظفين. والأسماء الأولى مفيدة للتحية والرسائل.
راجع أيضًا مقالتنا "كيف نحسب التكرارات في صحائف Google"
هناك العديد من الطرق المختلفة لتقسيم عمود من الأسماء الكاملة إلى أعمدة منفصلة في أوراق Google. دعونا ننظر في طريقتين بسيطة وفعالة يمكنك استخدامها.
استخدم تقسيم النص إلى أداة أعمدة
إليك الطريقة الأكثر مباشرة لتقسيم الأسماء الكاملة إلى أعمدة مختلفة باستخدام أدوات Google Sheets.
- إنشاء نسخة من عمود الاسم الكامل
ستقوم هذه الأداة بتغيير الأسماء في العمود الذي تقوم بتطبيقه عليها. إذا كنت تريد الحفاظ على الأسماء الأولية سليمة ، فيجب عليك تطبيق الأداة على نسخة من العمود الأصلي.
يمكنك نسخ عمود الأسماء الكاملة للصقه ، أو استخدام صيغة لتكرارها.
- حدد العمود الجديد
- في الأعلى ، حدد البيانات
- انقر فوق "تقسيم النص إلى أعمدة …"
يقوم هذا الخيار تلقائيًا بتقسيم بياناتك. ولكن قبل حدوث ذلك ، عليك اختيار فاصل.
- اختيار فاصل: الفضاء
تريد تقسيم الأسماء على طول المسافات بين الاسمين الأول والأخير.
كل جزء من الاسم الكامل يذهب إلى عمود منفصل. ما هي الحالات التي تكون فيها هذه الطريقة مفيدة؟
- إذا كنت تحتاج فقط الأسماء الأولى
العمود الأول هو عمود الاسم الأول.
- إذا لم يكن هناك أسماء الأوسط
إذا كان كل اسم في قائمتك يتكون من مجرد اسم أول واسم أخير ، فإن هذه الطريقة تقسمهم إلى قسمين.
- إذا كانت الأسماء الكاملة مفصولة بفاصلة
بدلا من فاصل: الفضاء ، وهناك خيارات أخرى متاحة. هناك خيار مخصص كذلك. لذلك إذا كانت الأسماء الموجودة في عمود الاسم الكامل مفصولة بفاصلة أو فاصلة منقوطة أو أي رمز آخر ، فيمكنك استخدام هذه الطريقة لتقسيمها على الرمز.
ببساطة كرر الخطوات المذكورة أعلاه ، ولكن حدد فاصل: فاصلة. يمكنك أيضًا تجربة Separator: Detect تلقائيًا. يعتمد عدد الأعمدة الناتجة على عدد الفواصل المستخدمة في كل اسم كامل.
استخدم وظيفة إضافية
الانتقال إلى البيانات> تقسيم النص إلى أعمدة … هو وسيلة بسيطة وفعالة لفصل الأسماء الأولى والأخيرة. ولكن إذا كنت بحاجة إلى أسماء متوسطة ، فقد يكون تثبيت وظيفة إضافية أكثر ملاءمة. اتبع هذه الخطوات لتثبيت Split Names.
هذه الوظيفة الإضافية ليست مجانية ، لكنها ميسورة التكلفة نسبيًا. لديها فترة تجريبية مدتها 30 يومًا.
- حدد الوظائف الإضافية في أعلى الصفحة
- استمر في تحديد الوظائف الإضافية.
- في شريط البحث ، اكتب "تقسيم الأسماء"
- انقسام الأسماء
هذه الوظيفة الإضافية من خلال ablebits.com
- انقر فوق + لإضافته
السماح للوظيفة الإضافية بالوصول إلى حسابك. بعد ذلك ، يمكنك استخدام هذه الوظيفة الإضافية كلما كنت تستخدم أوراق Google.
- حدد عمود الاسم الكامل
ارجع إلى الورقة الخاصة بك وحدد الأسماء التي تريد تقسيمها.
- ابدأ في استخدام الوظيفة الإضافية
انتقل إلى الوظائف الإضافية> Split Names> Start.
- اختر خيارات الاسم
توفر لك الوظيفة الإضافية الخيارات التالية للتحقق أو إلغاء تحديد:
- الاسم الاول
- الاسم الوسطى
- الكنية
- التحية / اللقب
- اسم لاحقة / رسائل ما بعد الاسمية
يمكنك أيضًا التحقق من خيار "يحتوي العمود على رأس" أو إلغاء تحديده. إذا كانت المنطقة التي حددتها تحتوي على خلية رأسية ، فستتخطى الوظيفة الإضافية الخاصة بك ، حيث أن الرأس لا يحتاج إلى تقسيم. ولكن إذا حددت الأسماء فقط دون الرأس ، فقم بإلغاء تحديد هذا الخيار.
- اختر "انقسام"
عند تحديد Split ، ستنشئ الوظيفة الإضافية أعمدة جديدة وتضيف رؤوسًا تلقائيًا إلى كل عمود. إليك ما يحدث إذا قمت بفحص خيارات الاسم الأول واسم العائلة:
تنشئ الوظيفة الإضافية أعمدة الاسم الأول واسم العائلة وتدرجها على يمين عمود الاسم الكامل. يتم ترك الأسماء الوسطى والأحرف الأولى. لا يتم تقسيم الأسماء الأولى الواصلة أو الأسماء الأخيرة.
من الواضح أن هذه الوظيفة الإضافية فعالة للغاية وتفصل الأسماء الأولى والأخيرة بسهولة. ماذا لو كنت تريد الأسماء الوسطى كذلك؟
كرر الخطوات من 6 و 7 و 8. في الخطوة 8 ، حدد مربع الاختيار الموجود بجانب الأسماء الوسطى ، بالإضافة إلى تلك الموجودة بجانب الأسماء الأولى والأسماء الأخيرة.
بعد النقر فوق Split ، ستحصل على ثلاثة أعمدة منفصلة. إذا كانت هناك أسماء متوسطة متعددة ، فستذهب جميعها إلى عمود الاسم الأوسط.
بعض الكلمات عن المكرمين ، اللواحق ، والأسماء الأخيرة المعقدة
هذه الأداة مرنة وتغطي العديد من أنواع الأسماء المختلفة.
حدد خانة الاختيار "العنوان" إذا كانت قائمة الأسماء الكاملة تحتوي على عناوين ، مثل Mr./Miss/Ms. أو د. يمكنه التعامل مع ألقاب مثل "السيد والسيدة ".
يمكنك أيضا التحقق من لاحقات / رسائل ما بعد الاسمية. هذا يغطي الابن / السيد. وكذلك عناوين ما بعد الاسمية مثل Esq. أو الدكتوراه.
إذا كان اسم الشخص الكامل لا يحتوي على عنوان أو لاحقة ، فسيظل حقله فارغًا.
هناك جانب واحد كبير في استخدام هذه الوظيفة الإضافية. طرق أخرى تجعل من الصعب فصل أسماء العائلة المعقدة. لكن الوظيفة الإضافية تدرك أن البادئات مثل "de" أو "von" هي جزء من الاسم الأخير.
ومع ذلك ، فإنه ليس معصوم. على سبيل المثال ، تقوم الأداة بتقسيم اسم عالم الفيزياء الشهير Van der Graaff إلى الاسم الأوسط Van والاسم الأخير der Graaff.
نظرة عامة
إذن أي من هاتين الطريقتين أفضل لك؟
يعد استخدام الوظيفة الإضافية Split Names أكثر ملاءمة وهو أفضل بكثير في التعامل مع الأسماء والبادئات واللواحق. الجانب السلبي هو أن الوظيفة الإضافية تستغرق بعض الوقت لإنشاء أعمدة جديدة. أيضًا ، يفضل بعض المستخدمين عدم الاعتماد على الوظائف الإضافية على الإطلاق ، لا سيما إذا كان من الضروري الدفع مقابلها.
إذا قررت استخدام تقسيم النص إلى أعمدة ، فستحصل على نتائج أسرع. سيذهب كل جزء من الاسم الكامل إلى أعمدة مختلفة. هذه الطريقة أسرع ، لكن من السهل تقريب جميع الأسماء الأخيرة أو جميع الأسماء الوسطى.
قد تفضل أيضًا استخدام الصيغ بدلاً من هذه الطرق. بغض النظر عن النهج الذي تتبعه ، تجعل Google Sheets هذه العملية بسيطة للغاية.
