إذا كنت تستخدم G Suite - مجموعة التطبيقات المدفوعة من Google والتي تشمل Gmail و Docs و Drive و Calendar للمؤسسات - فيمكنك استخدام ميزة غير معروفة تتيح لك تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية لملفات Google Drive المشتركة. تعد القدرة على تعيين انتهاء صلاحية على ملف مشترك مفيدة لمشاركة البيانات مؤقتًا مع فرق أخرى أو المقاولين الخارجيين دون منحهم حق الوصول إلى أجل غير مسمى. يعد هذا أيضًا أمرًا رائعًا لمشاركة مشاريع المشاريع التعاونية ، بحيث يمكنك ضمان عدم وصول أي فرد من فريقك عن غير قصد إلى نسخة قديمة من بياناتك.
يمكنك دائمًا إلغاء مشاركة ملف يدويًا ، بالطبع ، ولكن يجب أن تتذكر القيام بذلك لكل ملف مشترك. إذا كنت تشارك الكثير من الملفات مع الكثير من الأشخاص المختلفين ، فقد يصبح هذا غير عملي بسرعة ، وهنا يكون إعداد تواريخ انتهاء الصلاحية التلقائية كما كنت في البداية مشاركة الملفات في متناول يديك. لذلك إليك كيفية تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية على ملفات Google Drive المشتركة.
قيود تواريخ انتهاء الصلاحية لملفات Google Drive المشتركة
أولاً ، دعنا نوضح أن ميزة تاريخ انتهاء الصلاحية التلقائي متاحة حاليًا فقط لمستخدمي خدمة G Suite المدفوعة. لا يتوفر هذا لمستخدمي حساب Google المجانيين أو أولئك الذين لا يزالون في الإصدار المجاني القديم من G Suite.
لاحظ أيضًا أن القيد أعلاه يرتبط فقط بالقدرة على تعيين تواريخ انتهاء صلاحية مشتركة لـ Google Drive. لا يحتاج المستخدمون الذين تشاركهم ملفًا مع تاريخ انتهاء الصلاحية إلى الحصول على حساب G Suite مدفوع أو أن يكونوا جزءًا من مؤسسة G Suite الخاصة بك (على الرغم من أنك ستحتاج إلى التأكد من حصولهم على الأذونات الصحيحة لملفاتك المشتركة ، مزيد من المناقشة أدناه).
تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية لملف Google Drive المشترك
للبدء ، سجّل الدخول إلى Google Drive ، مع التأكد من استخدام حساب G Suite الصحيح.
بدلاً من ذلك ، إذا كان الملف مفتوحًا بالفعل ، يمكنك النقر فوق الزر " مشاركة" في الزاوية العلوية اليمنى.
بمجرد مشاركة الملف مع المستخدمين المناسبين ، انقر فوق الزر " مشاركة مع النص" أعلاه أو الزر " خيارات متقدمة" في الركن الأيمن السفلي. من قائمة المستخدمين الذين يظهرون ، حرك مؤشر الماوس فوق أحد المستخدمين وستظهر لك أيقونة ساعة توقيت / ساعة.
انقر فوق هذا الرمز ثم حدد فترة انتهاء الصلاحية المطلوبة من القائمة المنسدلة بجوار انتهاء صلاحية Access:
بمجرد الانتهاء ، تأكد من النقر فوق الزر " حفظ التغييرات" الأزرق لتمكين تاريخ انتهاء الصلاحية التلقائي. بمجرد الوصول إلى هذا التاريخ ، لن يتمكن المستخدم الخاص بك من الوصول إلى الملف. لمنعهم من تنزيله والالتفاف على إعدادات انتهاء الصلاحية الخاصة بك ، تأكد من تعيين أذوناتهم على إما عرض أو تعليق ثم حدد المربع في أسفل نافذة المشاركة المسمى " تعطيل خيارات" للتنزيل والطباعة ونسخ التعليقات والعارضين .
يمكنك ضبط أو إلغاء انتهاء صلاحية المشاركة من خلال العودة إلى هذه القائمة ، والنقر على أيقونة الساعة مرة أخرى ، ثم النقر فوق إلغاء انتهاء الصلاحية .
لدي برنامج G Suite لكنني لا أرى رمز الساعة
إذا اتبعت هذه الخطوات على حسابك ولكنك لا ترى أيقونة الساعة / ساعة الإيقاف كما هو موضح أعلاه ، فمن المحتمل أنك لا تملك حسابًا متوافقًا في G Suite. كما ذكرنا سابقًا ، يحد Google للأسف من إنشاء تواريخ انتهاء صلاحية الملف المشترك لمستخدمي خدمة G Suite الحالية.
وللأسف أيضًا ، لم تكن Google واضحة تمامًا بشأن التغييرات التي طرأت على خدمتها على مر السنين ، لذلك حتى إذا كان لديك حساب في G Suite ، فربما تم إنشاؤه في إطار خدمة Google Suite "القديمة" وغير متوافق مع هذا خاصية. مربكة ، أليس كذلك؟
ولكن تذكر أنك لا تحتاج إلا إلى حساب G Suite حديث لإنشاء تواريخ انتهاء صلاحية للملفات المشتركة. طالما كان لديك هذا الحساب المتوافق ، يمكنك مشاركة وتكوين تواريخ انتهاء الصلاحية لأي نوع من حسابات Google ، داخل مؤسستك وخارجها.
