هل تجد نفسك مضطرًا في كثير من الأحيان إلى كتابة بريد إلكتروني واحد عدة مرات على التوالي حتى تتمكن من إرسالها بشكل فردي إلى جهات اتصال متعددة؟ إذا كان الأمر كذلك ، يمكن أن يكون الرد التلقائي حلاً رائعًا. يسمح لك بتعيين الرد التلقائي الذي سيتم إرساله كرد على كل البريد الوارد.
هناك العديد من الحالات التي قد يكون هذا في متناول اليدين. إذا كنت خارج المكتب ، سواء لقضاء عطلة الغداء أو في إجازة ، فقد تكون هذه طريقة رائعة للرد على البريد دون الاضطرار إلى فعل أي شيء.
كيف يعمل؟
يستخدم OS X Mail قواعد ومعايير بريد إلكتروني مختلفة من أجل توليد ردود تلقائية. إذا قمت بإعداد جميع المعلمات بشكل صحيح ، فيمكنك أن تكون لديك طريقة مرنة جدًا للرد على البريد الوارد عندما تكون بعيدًا عن أجهزتك.
يمكنك إعداد العديد من المعايير التي يجب الوفاء بها من أجل إرسال الرسالة. يمكنك اختيار الرد على كل البريد أو فقط العناوين المحددة التي تدخلها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا إنشاء رسائل مختلفة لفئات مختلفة من المرسلين ، بحيث يتلقى الجميع استجابة مناسبة.
كيفية إعداد الرد التلقائي
لحسن الحظ ، إعداد هذه الميزة ليس بالأمر الصعب. بالتأكيد ، قد يبدو الأمر معقدًا في البداية ، ولكن كن مطمئنًا إلى أنه يمكنك القيام بذلك حتى لو لم تكن شخصًا يتمتع بالدهاء التكنولوجي. فيما يلي الخطوات التي تحتاج إلى اتباعها:
- افتح تطبيق البريد ، ثم انتقل إلى قائمة "البريد" واختر "تفضيلات".
- بمجرد رؤية علامة التبويب "القواعد" ، انقر فوق "إضافة قاعدة".
- ضمن "الوصف" ، اكتب اسم المستجيب التلقائي بطريقة تتيح لك تمييزه بسهولة عن الآخرين. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "الرد التلقائي للعطلات".
- حدد المعايير التي يجب الوفاء بها. يمكنك اختيار ما إذا كان ينبغي تلبية جميع المعايير أو واحد أو أكثر من المعايير التي تحددها.
ستحدد المعايير التي تحددها مستلمي الرد التلقائي. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد "كل رسالة" للرد على جميع رسائل البريد الوارد بنفس الرسالة. يمكنك أيضًا تعيين عنوان محدد عن طريق كتابة عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد الرد عليه.
علاوة على ذلك ، يمكنك تحديد جهات الاتصال الخاصة بك أو المرسلين السابقين أو الشخصيات المهمة كمتلقين للرد التلقائي.
- ضمن إعداد "تنفيذ الإجراء التالي" ، حدد "الرد على الرسالة" ثم انقر فوق "رد نص الرسالة".
- عند كتابة الرسالة ، تأكد من تضمين جميع المعلومات اللازمة. إذا كنت في عطلة ، فأخبر الأشخاص متى يمكنهم توقع مكالمة منك. إذا لم تقم بتعيين فئة معينة من المستلمين ، فتأكد من عدم الكشف عن الكثير من المعلومات الشخصية.
- عندما تكون راضيًا عن رسالتك ، انقر فوق "موافق". إذا طلب منك التطبيق "هل تريد تطبيق قواعدك على الرسائل الموجودة في صناديق البريد المحددة؟" حدد "عدم تطبيق" ، حيث سيمنع ذلك من إرسال مئات الردود على البريد الإلكتروني إلى محادثاتك الحالية.
بعد الانتهاء من ذلك ، يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني لنفسك للتأكد من أن الرد التلقائي يعمل. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك أيضًا إنشاء قواعد أكثر تعقيدًا مع تواريخ محددة ، والبريد من المجالات المحددة ، وأكثر من ذلك.
كيفية تعطيل الرد التلقائي
إذا لم تعد بحاجة إلى الرد التلقائي ، يمكنك تعطيله بنقرات قليلة فقط. إليك ما عليك القيام به:
- ضمن تطبيق البريد ، انتقل إلى "البريد" ثم انقر فوق "تفضيلات".
- انتقل إلى "القواعد" وألغ تحديد المربع بجوار المستجيب التلقائي الذي قمت بإنشائه.
إذا لم تقم بذلك ، فسيظل المستجيب التلقائي نشطًا طالما كان ممكّنًا ويكون تطبيق البريد مفتوحًا. قد يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك ، لذا تأكد من تعطيل هذه الميزة بمجرد التأكد من أنك لم تعد بحاجة إليها.
الكلمة الأخيرة
يمثل الرد التلقائي ميزة رائعة تجعل التعامل مع البريد الوارد أسهل بكثير. إذا اتبعت الخطوات الموضحة أعلاه ، فلن تواجهك أي مشاكل في تمكينها على جهاز Mac. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك الاستمتاع بالابتعاد عن بريدك الإلكتروني والسماح للتطبيق بالقيام بالعمل.
على الرغم من أنها تستخدم على نطاق واسع للعمل ، إلا أن هذه الميزة يمكن أن تكون مفيدة جدًا للبريد الشخصي أيضًا. بصرف النظر عن مجرد الرد التلقائي ، هناك العديد من القواعد والمعايير المفيدة الأخرى التي يمكنك تطبيقها. يمكنك اختيار حذف البريد تلقائيًا وتنفيذ إجراءات معينة في تواريخ محددة وإعادة توجيه رسائل معينة تلقائيًا وغير ذلك الكثير.
لا تتردد في الاطلاع على جميع القواعد المتاحة للعثور على تلك التي تسمح لك بأتمتة بريدك الإلكتروني بالطريقة التي تناسب احتياجاتك.
