ألا تكره ذلك عندما تريد أن تقضي بضعة أيام وتستمر في تلقي الكثير من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية من العملاء أو زملاء العمل؟ بالتأكيد ، قد تخبر البعض منهم أنك بعيد ، ولكن ماذا لو لم يتحققوا من صناديق البريد الوارد الخاصة بهم؟
راجع أيضًا مقالتنا "كيفية إعادة توجيه بريد إلكتروني تلقائيًا في Outlook"
لا يمكنك التواصل مع الجميع حتى أثناء عملك ، ناهيك عن إجازتك. ومع ذلك ، هناك احتمالات بأنك ستظل تشعر بالصدمة من خلال رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بالعمل حتى أثناء قضاء إجازتك. لحسن الحظ ، هناك طريقة لإخبار الجميع أنك لست متاحًا خلال فترة زمنية محددة.
إعداد الرد التلقائي
إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook ، فهناك طريقة بسيطة للغاية يمكنك استخدامها لإبعاد الناس عن ظهرك. يطلق عليه المستجيب التلقائي. ما يفعله هذا في الأساس هو إرسال رد مبرمج مسبقًا إلى أي شخص يتصل بك أثناء إجازتك.
يمكن إعداد هذا قبل دقائق أو ساعات أو حتى أيام أو أشهر مسبقًا. يمكن أن يضمن إرسال الرد التلقائي أنك لن تتلقى عشرات إشعارات البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل كل يوم ، سواء كنت تقضي وقتًا ممتعًا مع عائلتك أو كنت خارج الشاطئ المشمس.
إليك كيفية إعداد "المستجيب التلقائي" في Outlook وإيقاف تشغيله عندما لم تعد ضرورية.
الردود التلقائية الإعداد
- انقر فوق الزر "إرسال الردود التلقائية".
- حدد الخيار "إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني" في خانة الاختيار.
- أدخل تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء لإعطاء الرد التلقائي المعلمات اللازمة. استخدم حقلي وقت البدء ووقت الانتهاء عند القيام بذلك.
ربما لاحظت وجود علامتي تبويب:
- داخل مؤسستي
- خارج مؤسستي
سيؤدي النقر فوق حقل Inside My Organization إلى مطالبة جميع الردود التلقائية بإرسالها إلى عناوين البريد الإلكتروني المسجلة للمؤسسة التي تعمل فيها (مثل جامعتك أو شركتك). كل ما عليك فعله بعد ذلك هو كتابة رسالتك والنقر فوق "موافق" لحفظها.
خيار Outside My Organization مخصص لعناوين البريد الإلكتروني الخارجية. في ما يلي كيفية استخدامه لإعداد رد تلقائي:
- أولاً ، حدد علامة التبويب Outside My Organization.
- حدد خيار الرد التلقائي للأشخاص خارج مؤسستك. يمكن تعيين هذا لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جهات الاتصال الشخصية فقط أو إلى كل شخص خارج المنظمة.
- أدخل الرسالة في مربع النص وقم بتحريرها بالطريقة التي تريدها.
- قم بتعيين وقت البدء ووقت الانتهاء تمامًا كما تفعل مع الردود الداخلية.
- انقر فوق "موافق" لحفظ الرسالة.
ماذا عن عملية التعطيل؟
لإلغاء تنشيط الردود الخارجية ، عليك اتباع إجراء بسيط. أولاً ، يجب النقر فوق علامة التبويب "ملف" ، ثم علامة التبويب "المعلومات" ، ثم الزر "الردود التلقائية".
ستحصل على خيارين لتحديد:
- لا ترسل ردود تلقائية
- إرسال الردود التلقائية
اختار الخيار الأول وسيتم إيقاف تشغيل ميزة الرد التلقائي. عليك القيام بذلك لكل من الردود الداخلية والخارجية.
الكلمة الأخيرة
لاحظ أنه إذا كنت ترغب في استئناف إرسال الردود التلقائية إلى الأشخاص ، فسيتعين عليك إعداد تاريخ ووقت جديد. إذا تم إيقاف تشغيل الميزة ، فستحتاج إلى استعادة خطوات إلغاء التنشيط واختيار خيار "إرسال الردود التلقائية" بدلاً من ذلك. سيتيح لك ذلك تحرير حقول النطاق الزمني مرة أخرى بالإضافة إلى ضبط الرسالة الصادرة.
