كيفية إعداد الرد التلقائي في النظرة

البريد الإلكتروني ضروري للغاية للعمل في القرن الحادي والعشرين ، من التواصل بين أعضاء الفريق إلى التخطيط للمشاريع التي تستحق الأشهر القليلة المقبلة. المشكلة ، بالطبع ، أنه في عصر الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية ، يبدو من المستحيل الانفصال عن العمل لأي فترة زمنية. البريد الإلكتروني على الهاتف الذكي الخاص بك هو مطلب أساسي لمعظم الشركات ، ولكن هذا يعني أن صاحب العمل يمكنه التواصل معك أساسًا في أي وقت. الجميع يستحق استراحة من العمل والوقت بعيدا عن رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات وجميع وسائل الاتصال تلك التي نجد صعوبة في تركها وراءنا. سواء كنت في إجازة أو كنت ترغب فقط في قضاء بعض الوقت مع العائلة أو الأصدقاء ، فإن إعداد رسالة خارج المكتب هو الخطوة الأولى لترك العمل وراءك لفترة. هيريس كيفية القيام بذلك.

انظر أيضًا مقالتنا Dropbox Vs Google Drive - أيهما أفضل؟

لماذا تهتم برسالة خارج المكتب؟

إن إعداد رسالة خارج المكتب قد لا يجعل رئيسك سعيدًا ، ولكن على الأقل ، سيسمح لكل شخص في مجتمع العمل الخاص بك والأجانب الذين يحاولون الوصول إليك للتواصل. إذن لماذا من المهم إعداد رسالة خارج المكتب؟ حسنًا ، في الواقع ، هناك بعض الأسباب:

من الجيد أن نسمح للزملاء والمديرين والعملاء بأن تكونوا على اتصال لفترة زمنية محددة. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت في إجازة لفترة أطول من يومين.

انها المهنية . إذا كان هناك من يحتاج إلى مساعدتك بخصوص شيء ما أو إذا كان لدى أحد العملاء استفسار ، فإن السماح له بمعرفة أنك لست موجودًا لفترة طويلة من الوقت يساعده. يعلمون أنه يتعين عليهم الانتظار حتى تعود أو يمكنهم التواصل مع شخص آخر. كلاهما يساعدك في العمل وأنت.

إنها تخبر الناس بعدم إزعاجك . إذا قمت بتعيين رسالة خارج المكتب ، فإن الأشخاص يعرفون أنك في إجازة ، وتستغرق وقتًا شخصيًا أو أيًا كان. هم أقل عرضة للاتصال أو الرسائل القصيرة بعد ذلك.

إنه يعطي رئيسك أقل شيء للشكوى . إذا كنت تعمل مع رئيس متطلب وتريد التراجع ، فستواجه مقاومة. ومع ذلك ، إذا لعبت اللعبة وتصرفت بشكل احترافي ، فهناك القليل جدًا الذي يمكنهم القيام به من منظور الانضباط.

إذا كان هناك شيء واحد مهم عندما يتعلق الأمر بالعمل ، فهو التأكد من أنك تمثل نفسك دائمًا كمحترف بالمعنى الأبرز.

تعيين Outlook خارج رسالة المكتب

يختلف إعداد رسالة رد خارج المكتب قليلاً اعتمادًا على ما إذا كنت تستخدم Outlook 2016 أو إصدار سابق أو Outlook داخل Office 365. سأغطي كليهما.

توقعات 2016 والإصدارات السابقة

هناك خطوات قليلة في العملية ، لكن من السهل القيام بها.

1. قم بإنشاء بريد إلكتروني جديد واكتب ردك خارج المكتب. قم بتضمين خارج المكتب في الموضوع مع ترك الوجهة فارغة.
2. حدد ملف وحفظ باسم.
3. حفظ كقالب Outlook حيث يقول حفظ كنوع.
4. حدد "إدارة القواعد والتنبيهات" وحدد الحساب الذي تريد تطبيق الرسالة عليه.
5. حدد قاعدة جديدة.
6. حدد "تطبيق قاعدة" على الرسائل التي أتلقاها ثم انقر فوق "التالي".
7. حدد مكان اسمي في المربع إلى واضغط على التالي ، ثم قم بتأكيد النافذة المنبثقة.
8. حدد الرد باستخدام قالب معين وانقر فوق ارتباط النص في الجزء السفلي.
9. حدد القالب الذي قمت بإنشائه مسبقًا واختر فتح. انقر فوق {التالي.
10. حدد ما إذا كان ردًا تلقائيًا لتجنب إرسال الردود التلقائية إلى الردود التلقائية. انقر فوق {التالي.
11. امنح القاعدة اسمًا ذا مغزى وتأكد من تحديد تشغيل هذه القاعدة.
12. حدد "إنهاء" ثم موافق.

سيؤدي ذلك إلى إنشاء الرد التلقائي خارج المكتب وتعيينه نشطًا. بينما تحدد هذه العملية الحساب الذي سيكون نشطًا ، يمكنك أيضًا تعيينه على جميع حسابات البريد الإلكتروني. عندما تقوم بتشغيل القاعدة في الخطوة 11 ، أسفل لديك الخيارات لتحديد القاعدة لتكون نشطة في جميع الحسابات. تمكين هذا إذا كنت بحاجة إلى وحفظ.

قم بإيقاف تشغيل Outlook خارج رسالة المكتب

عندما تعود من إجازتك أو أي شيء قمت به ، عليك أن تتذكر أن تقوم بإيقاف تشغيل الرد التلقائي الخاص بك.

1. حدد ملف في Outlook.
2. حدد إدارة القواعد والتنبيهات وحدد قواعد البريد الإلكتروني.
3. حدد الحساب وقم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار قاعدة الاسترداد التلقائي.
4. انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات.

الآن عدت رسمياً إلى الطحن!

قم بإعداد رسالة خارج المكتب في Office 365

تستخدم حسابات Office 365 Exchange حيث يستخدم حساب Outlook بروتوكول POP أو IMAP أو Exchange. العملية هي نفسها إلى حد كبير ولكنها تختلف بما يكفي لتبرير تجول الخاصة بها.

1. حدد ملف والردود التلقائية من داخل Outlook.
2. حدد إرسال الردود التلقائية.
3. حدد جدولًا زمنيًا إذا أردت. هذا مفيد لأنواع النسيان مثلي الذين يتركون نشاطهم بشكل تلقائي حتى عندما يعودون.
4. تأكد من أن علامة تبويب Inside my Organization نشطة وأضف رسالتك.
5. حدد Outside My Organization وأضف رسالة ذات صلة هناك أيضًا. اعتمادًا على من يرسل إليك رسائل بريد إلكتروني من العالم الخارجي ، قد تحتاج إلى التحقق من جهات الاتصال الخاصة بي فقط وإلا سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الجميع ، بما في ذلك الرسائل الإخبارية والإشعارات وحتى الرسائل غير المرغوب فيها.
6. حدد موافق بمجرد اكتمال التنشيط.

العملية أقصر إلى حد ما مما كانت عليه في Outlook 2016 ولكن النتيجة النهائية هي نفسها. القدرة على تعيين مقياس زمني أنيق وبصفتي مستخدمًا لبرنامج Outlook 2016 ، آمل أن تجعل هذه الميزة الطريق إلى هذا الإصدار قريبًا.

قم بإيقاف تشغيل رسالة خارج المكتب في Office 365

إذا كنت لا ترغب في استخدام المؤقت ، أو العودة مبكراً أو تحتاج إلى إلغاء رسالتك خارج المكتب ، فيمكنك ذلك.

1. افتح Outlook وحدد ملف.
2. حدد الردود التلقائية وأبرز قاعدة خارج المكتب.
3. حدد عدم إرسال الردود التلقائية.

سيؤدي هذا إلى إيقاف إرسال Exchange للرسائل على الفور ، لذا تأكد من استعدادك للرد بمجرد تعطيلها.

الآن أنت تعرف كيفية تعيين Outlook خارج رسالة المكتب ، وليس هناك عذر لعدم أخذ المزيد من الوقت بعيدا عن العمل. حظا جيدا في ذلك!