هل يمكن استخدام Gmail كحل مجاني لاحتياجات مكتب مساعدة شركتك؟
حلول مكتب المساعدة التقليدية
قد تتضمن بعض الحلول Kayako eSupport أو IssueTrak ، لحلول مجانية مثل Help Desk Lite. يسرد موقع يسمى Open Source Helpdesk List (كما قد تفكر) حلول مكتب المساعدة مفتوحة المصدر.
عادة ، هذه الأنواع من الحلول لها وسيلة لتوصيل رسائل البريد الإلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني معين مباشرة في نظام التذاكر. لذلك ، يرسل العميل بريدًا إلكترونيًا ، ويصل إلى صندوق بريد إلكتروني ، ثم يتم توصيله إلى نظام التذاكر ، ويقوم بتعيين رقم بطاقة ، ويجلس في قائمة انتظار للمعالجة من قبل موظفي الشركة.
إذا كان هذا عنوان بريد إلكتروني عام ، فسيؤدي ذلك إلى فتح مشكلات البريد العشوائي. وقد لا تتعامل الحلول من جانب الخادم بشكل جيد مع البريد العشوائي الوارد.
حسنا ، لكن Gmail؟
Gmail هو بالفعل نظام بريد إلكتروني مجاني قائم على الويب. ولكن ، لديها عدد قليل من الأشياء الذهاب لذلك:
- إنه مجاني.
- انها تفتخر لا يصدق الكشف عن البريد المزعج والتصفية
- يوفر طرقًا رائعة لتنظيم الرسائل الواردة وتوسيمها.
- يتم تجميع سلاسل المحادثات تلقائيًا ، مما يسهل متابعة كل طلب حتى يتم حلها.
لذلك ، كيف نستخدم Gmail لهذا؟
أول شيء تحتاج إلى القيام به هو تقييم احتياجات برنامج مكتب المساعدة الخاص بك. هل لديك أقسام متعددة؟ يجب أن يكون لديك بالتأكيد أرقام التذاكر المخصصة؟ هل تحتاج إلى قاعدة المعرفة؟
إذا كنت بحاجة إلى أرقام التذاكر المخصصة؟ لا يستطيع Gmail مساعدتك هناك. وبالمثل ، ليس لدى Gmail طريقة مضمنة لإنشاء قاعدة معرفة للاستفسارات السابقة. ولكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك إنشاء الأسئلة الشائعة الخاصة بك أو قاعدة المعرفة بشكل منفصل.
لنفترض أنك تريد استخدام Gmail. أنشئ حساب Gmail وحاول استخدام اسم للحساب وصفي قدر الإمكان. قد ترغب أيضًا في إنشاء حسابات متعددة في Gmail حتى يتسنى لكل قسم في شركتك امتلاك حساب خاص به. هذا الاختيار ، مرة أخرى ، يعتمد على احتياجاتك. إذا كانت شركتك صغيرة ، فربما يكون لديك شخص واحد يفصل الرسائل الواردة إلى القسم المناسب (يشبه السكرتير). أو ربما يكون عدد الأشخاص في مجموعتك صغيرًا ، لذلك يمكنك أن توافق فقط على كيفية تنظيم الرسائل في الحساب. إذا كان لديك الكثير من الطلبات ، ومع ذلك ، فقد ترغب في إعداد حسابات Gmail متعددة.
ستحتاج إلى إعداد إشعار عطلة في Gmail. ومع ذلك ، لن تستخدمه كإشعار عطلة. سوف تستخدمه بمثابة إقرار تلقائي بالتذكرة الواردة. طريقة لإخبار عميلك ، نعم ، تم استلام رسالتهم. لإعداد هذا ، انتقل إلى الإعدادات. حدد زر الاختيار لتشغيل المستجيب الخاص بالإجازات ، ثم اكتب الرسالة التي تريد إرسالها.
ستحتاج إلى إعداد حساب بريد إلكتروني على نطاقك لأغراض التصرف كعنوان بريدك الإلكتروني العام. ربما لا ترغب في أن يرسل عملائك إليك بريدًا إلكترونيًا على عنوان GMAIL.COM لأنه قد يفضي إلى فكرة عدم الاحترافية. لذلك ، قم بإعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بك واستخدام Gmail كعميل البريد الإلكتروني الخاص بك ببساطة لانتزاع رسائل البريد الإلكتروني من الخادم الخاص بك. للقيام بذلك ، انتقل إلى الإعدادات -> الحسابات. ضمن "الحصول على بريد من حسابات أخرى" ، حدد "إضافة حساب بريد آخر". ستحصل على نافذة منبثقة حيث يمكنك إدخال عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد التحقق من Gmail. ستقوم بعد ذلك بإدخال اسم المستخدم وكلمة المرور وعنوان الخادم لاتصال POP3 بحساب البريد الإلكتروني هذا. أوصي باختيار جعل Gmail يزيل الرسالة من الخادم بمجرد تنزيلها على Gmail.
بعد ذلك ، وأيضًا من علامة التبويب "الإعدادات" -> الحسابات ، ستحتاج إلى جعل عنوان البريد الإلكتروني هذا هو بريدك الإلكتروني الصادر. إذا لم تقم بذلك ، فستحصل جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها من Gmail على Gmail.com كعنوان إرجاع. لذلك ، أدخل البريد الإلكتروني لشركتك في Gmail كإدخال ضمن "إرسال البريد باسم". سيرسل Gmail رمز التأكيد إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا. احصل على هذا الرمز من البريد الإلكتروني الذي تلقيته ، وقم بتوصيله بـ Gmail ، ومن ثم يمكنك إرسال بريد إلكتروني من Gmail باستخدام هذا الحساب. عيّن هذا العنوان الجديد كحساب بريدك الإلكتروني الافتراضي الافتراضي.
بمجرد الانتهاء من ذلك ، لن يتمكن أي شخص من معرفة أنك تستخدم Gmail ما لم يتم البحث في رؤوس البريد الإلكتروني.
بعد ذلك ، ستحتاج إلى إعداد بعض التصنيفات التي ستستخدمها لتنظيم الرسائل. ربما التسميات لكل قسم. ربما تسميات ما إذا كانت الرسالة قد تمت معالجتها أو إعادة توجيهها أو ما زالت تنتظر الرد. تعود التسميات التي تنشئها إليك ، ولكن عليك التخطيط لها مسبقًا لأن التسميات هي التي ستحول Gmail إلى نظام منظم للرسائل الواردة بدلاً من فوضى كبيرة من الاستفسارات.
يمكنك أيضًا استخدام عوامل تصفية Gmail لتنظيم رسائلك بشكل أكبر.
كيف ينبغي للعملاء تقديم الطلبات؟
يتمثل الخياران الرئيسيان في استخدام نموذج يستند إلى الويب أو نشر عنوان البريد الإلكتروني مباشرةً على موقع الويب الخاص بك. من الواضح ، إذا قمت بنشر العنوان مباشرةً ، فمن المرجح جدًا أن يتم التقاط العنوان بواسطة العناكب ووضعه في قوائم البريد العشوائي. ومع ذلك ، فإن فلترة الرسائل غير المرغوب فيها في Gmail رائعة ولا يحتمل أن تحصل على الكثير من البريد العشوائي في صندوق الوارد الخاص بك.
إذا كنت تستخدم نموذجًا ، فاحرص على عدم ترميز سطر موضوع البريد الإلكتروني في رسالة البريد الإلكتروني. تعد إمكانية الترابط في Gmail واحدة من الأشياء القوية التي تجعله حلاً جيدًا لمكتب المساعدة وسيقوم خطوط المواضيع المتطابقة بتجميع كل شيء في خيط واحد بشكل خاطئ. لذلك ، ومع ذلك ، يمكنك التأكد من أن العميل يمكنه إنشاء سطر موضوع خاص به عند إرسال طلب إليك.
دعونا ننظر إلى ما وراء Gmail
Gmail رائع ، لكن حلول Google الأخرى تجعل Google أيضًا منصة رائعة لاحتياجات الاتصالات التجارية الخاصة بك. على سبيل المثال ، يؤدي إعداد حساب Gmail أيضًا إلى إعداد الوصول إلى تقويم Google (والذي يمكن استخدامه كتقويم للشركة وكذلك لتذكير المهام). يمكنك استخدام مُحرر مستندات Google لتخزين الوثائق المتعلقة بكيفية التعامل مع أنواع معينة من الطلبات التي قد تصل من العملاء. يمكنك استخدام Google Chat للدردشة بين الموظفين. يمكنك استخدام مواقع Google كشبكة داخلية للشركة ، وتخزين إجراءات الشركة والمستندات الأخرى الموجودة على الويب مباشرة. يمكن استخدام مجموعات Google كقائمة بريد إلكتروني خاصة للشركة بأكملها.
لذلك ، يمكنك أن ترى ، أن خدمات Google المجانية يمكن أن تقدم حلولًا رائعة للشركات الصغيرة. عليك فقط التفكير خارج الصندوق قليلاً. ؟؟؟؟
